Делопроизводитель

• Регистрация входящих, исходящих, внутренних служебных документов (в СЭД/МОСЭДО и на бумажном носителе) с заполнением регистрационной карточки (дата, индекс, автор, краткое содержание, срок исполнения) в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97‑2025.
• Распределение входящих писем в ЭДО и по электронной почте ответственным исполнителям с фиксацией передачи и контролем получения.
• Контроль своевременного исполнения резолюций, назначенных в документах; формирование напоминаний и сводных отчётов по просроченным поручениям.
• Проверка правильности оформления документов сотрудниками учреждения и их редактирование в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97‑2025 (состав и расположение реквизитов, поля, шрифты, нумерация, грифы согласования/утверждения), возврат на доработку при несоответствии.
• Рассылка деловой переписки по адресатам, оформление сопроводительных писем, фиксация факта отправки (реестры, трек‑номера, отметки в СЭД).
• Формирование документационных дел в соответствии с утверждённой номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, систематизация по срокам хранения и сдача в архив в установленные сроки.
• Взаимодействие с РГАЛИ (Российский государственный архив литературы и искусства) по вопросам передачи, согласования описей, предоставления документов в установленном порядке.
• Участие в разработке и актуализации номенклатуры дел: определение сроков хранения документов, согласование с профильными подразделениями и архивом.
• Контроль исполнения работниками изданных приказов и распоряжений, а также соблюдения сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль; подготовка отчётных справок по исполнению.
• Составление писем, проектов приказов, распоряжений, запросов, ответов авторам писем, иных документов по поручению руководителя и его заместителей; обеспечение стилистической и формальной корректности текстов.
• Оформление протоколов заседаний и совещаний в соответствии с установленными требованиями (повестка, список присутствующих, решения, поручения, сроки, ответственные).
• Координация работы курьера: контроль маршрутов, сроков доставки, оформления реестров передачи документов, фиксация фактов вручения.
• Исполнение обязанностей ответственного за профилактику коррупционных и иных правонарушений в объёме, предусмотренном локальными актами учреждения .
• Работа с документами для служебного пользования (ДСП):
  • приём, поэкземплярный учёт и регистрация документов с грифом «ДСП» в специальном журнале и/или в СЭД с отметкой об ограниченном доступе;
  • проверка при получении: наличие пометки «ДСП», соответствие номеров экземпляров и приложений, целостность упаковки;
  • передача документов исполнителям строго под личную подпись в журнале учёта, исключение передачи по электронной почте или через общедоступные каналы;
  • обеспечение режима конфиденциальности: запрет на несанкционированное копирование (только по письменному разрешению руководителя), запрет на вынос за пределы служебного помещения, контроль за хранением в запираемых шкафах/сейфах;
  • участие в уничтожении документов ДСП по истечении сроков хранения на основании акта;
  • оформление акта приёма‑передачи дел с документами ДСП при смене ответственного лица.

Требования к кандидату

• Высшее образование.
• Грамотная устная и письменная речь, владение официально‑деловым стилем.
• Обязателен опыт работы в МОСЭДО (система электронного документооборота Правительства Москвы) и уверенное владение функционалом системы.
• Знание ГОСТ Р 7.0.8‑2013 («Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения») и ГОСТ Р 7.0.97‑2025 («Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно‑распорядительная документация. Требования к оформлению документов»).
• Уверенное владение MS Office (Word, Excel, Outlook), навыки работы с шаблонами, стилями, автоматизацией рутинных операций.
• Опыт работы делопроизводителем не менее 2 лет.
• Понимание порядка работы с документами ограниченного доступа (в т. ч. ДСП) и требований к обеспечению конфиденциальности.
• Внимательность, ответственность, умение работать с большими объёмами информации и соблюдать установленные сроки.