Руководитель отдела делопроизводства

Обязанности

• Организация и развитие централизованной единой системы делопроизводства и документооборота компании;
• Руководство отделом делопроизводства: постановка задач делопроизводителям, распределение нагрузки, контроль сроков и качества исполнения, развитие сотрудников (около 10 человек в подчинении);
• Обеспечение единого порядка документирования управленческой деятельности, согласования, регистрации, учета, хранения и архивации управленческих, договорных и бухгалтерских документов;
• Администрирование и методологическое сопровождение процессов документооборота в 1С (Комплексная автоматизация; !С Документооборот) и системе электронного документооборота / ЭДО;
• Участие в проектах по автоматизации и развитию СЭД/ЭДО: сбор требований, постановка задач ИТ, формирование и согласование технических заданий, тестирование доработок, описание бизнес‑процессов и регламентов;
• Контроль корректности и своевременности регистрации входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, договоров, первичных учетных документов;
• Организация и контроль архивного хранения документов, соблюдение сроков и порядка хранения, подготовка дел к передаче в архив;
• Взаимодействие с бизнес - подразделениями бухгалтерией, юридической службой, HR и другими подразделениями по вопросам организации документооборота и требований к оформлению документов;
• Консультирование, методологическая поддержка и при необходимости обучение сотрудников группы компаний стандартам делопроизводства, работы в 1С и ЭДО, консультирование по вопросам документационного обеспечения.

Требования

• Высшее образование (документоведение, управление документацией, менеджмент, юриспруденция, экономика или смежные направления).
• Опыт работы в делопроизводстве / документообороте не менее 3–5 лет, в том числе на руководящей позиции (начальник отдела, руководитель службы ДОУ, руководитель отдела документооборота).
• Практический опыт организации делопроизводства и документооборота в средних или крупных компаниях / холдингах.
• Уверенное владение 1С (желательно 1С:Комплексная автоматизация) как пользователя‑эксперта, понимание принципов интеграции с системами ЭДО.
• Опыт работы с системами электронного документооборота и юридически значимым ЭДО (операторы ЭДО, обмен закрывающими документами).
• Знание нормативных правовых актов, государственных стандартов и методических рекомендаций в области делопроизводства, управления документами и архивного дела.
• Навыки разработки и внедрения регламентов, инструкций по делопроизводству, номенклатуры дел, матриц ответственности.
• Развитые управленческие и коммуникативные навыки: умение ставить задачи, мотивировать, выстраивать взаимодействие с функциональными заказчиками и ИТ‑подразделением.

Условия

• Место работы: м. Авиамоторная, пешая доступность;
• Уровень заработной платы обсуждается по итогам собеседования;
• Стандартный рабочий график: пн-пт с 10.00 до 19.00;
• Оформление и соц. гарантии - в строгом соответствии с ТК РФ;
• ДМС после исп. срока ;
• Возможность участвовать в обучении и повышении квалификации в рамках корпоративного бюджета и программ обучения;
• Доступ к электронной библиотеке от Альпина Диджитал;
• Корпоративные скидки в ведущих фитнес-сетях Москвы.