Офис-менеджер

Обязанности:

• Обеспечение жизнедеятельности офиса (АХО и закупки). Заказ канцелярии, воды, бытовой химии, контроль запасов, взаимодействие с курьерами, охраной. В том числе — работа с подрядчиками, заключение мелких договоров, контроль сроков и качества услуг.
  Пример: еженедельный мониторинг остатков и формирование заявки на закупку, чтобы в офисе не заканчивались базовые расходники.

• Документооборот и делопроизводство. Приём, регистрация и распределение входящей корреспонденции; подготовка исходящих писем, приказов, актов; ведение архива; работа в системах электронного документооборота (СЭД) и 1С ДО.

• знание правил оформления документов и чёткие регламенты обработки входящих запросов.

• Организация встреч, мероприятий и командировок. Бронирование переговорных, подготовка материалов к совещаниям, заказ билетов и гостиниц, координация логистики внутренних и внешних событий.
  Пример: собрать встречу на 10 человек: забронировать комнату, подготовить печатные материалы, напомнить участникам.

• Приём гостей и коммуникация. Встреча посетителей, распределение звонков, оформление пропусков, поддержание делового этикета на ресепшн.

• Работа с офисной техникой и инфраструктурой. Контроль исправности оргтехники, взаимодействие с ИТ‑поддержкой по мелким задачам.

• Бюджет и отчётность по административным расходам. Формирование сметы, контроль трат, сбор подтверждающих документов, подготовка отчётов для руководства. Офис‑менеджер нередко отвечает за экономию и прозрачность мелких закупок.

• Координация внутренних процессов и регламентов. Выстраивание стандартов работы офиса: как принимают заявки, как распределяют задачи, как ведут архив, как оформляют пропуска. Это уже управленческий уровень: не просто «сделать», а «сделать так, чтобы работало системно».

Требования:

• Образование не ниже среднего специального;
• Знание 1С ДО;
• Опыт работы с первичной документацией обязателен (от 1 года)
• Опыт работы в CRM системе, знание офисной оргтехники.
• Уверенный пользователь ПК (Word, Excel, e-mail, internet).
• Личные качества: честность, внимательность, ответственность, аккуратность, доброжелательность, исполнительность, пунктуальность.

Мы предлагаем:

• Работу в стабильной, динамично развивающейся компании;
• Официальное трудоустройство с первого дня (в соответствии с ТК РФ), полностью белый доход;
• Оплату отпуска и больничного;
• Современный комфортный офис;
• Возможность профессионального роста и развития;
• График работы: 5\2 с 8.00 до 17.00
• Офис у метро Белорусская, 5 мин ходьбы.