Личный ассистент

Мы — международное кадровое агентство и онлайн-Академия персональных и бизнес-ассистентов Smart&Talented. Более 10 лет мы помогаем сильным ассистентам находить проекты с высоким уровнем задач, сильным окружением и возможностью профессионального роста.

Мы ищем личного/персонального ассистента для предпринимателя. Руководителю необходим не исполнитель поручений, а правая рука, способная самостоятельно доводить проекты до конца без постоянного контроля.

Обязанности:

Личная поддержка руководителя (70%)

Организация быта:

• Организация работы домашнего персонала (поиск, подбор, контроль).
• Координация клининга, химчисток и других бытовых сервисов.
• Организация питания и взаимодействие с поваром.
• Контроль качества оказываемых услуг.
• Решение любых бытовых вопросов «под ключ».

• Организация медицинского сопровождения

• Поиск профильных специалистов и медицинских учреждений.
• Запись на приемы, обследования и процедуры.
• Организация лечения и сопровождение медицинских вопросов.
• Контроль выполнения назначений.
• Ведение медицинского календаря руководителя.

Автомобиль:

• Организация мойки, технического и сервисного обслуживания автомобиля.
• Контроль сроков прохождения ТО.
• Организация подачи автомобиля.
• При необходимости — управление автомобилем руководителя.

Travel support:

• Организация деловых и личных поездок по России и за рубеж.
• Бронирование авиабилетов, гостиниц и трансферов.
• Взаимодействие с консьерж-сервисами и подрядчиками.
• Полное сопровождение поездок.

Личные проекты:

• Самостоятельная реализация личных поручений руководителя.
• Поиск информации, подбор подрядчиков и контроль исполнения задач.
• Полное сопровождение проектов без детального алгоритма со стороны руководителя.

Бизнес-задачи (30%):

• Коммуникация с командой (около 13 сотрудников).
• Организация поздравлений сотрудников и корпоративных подарков.
• Контроль оплаты корпоративных расходов.
• Взаимодействие с подрядчиками и сервисными компаниями.
• Контроль административных процессов.
• Решение организационных вопросов компании.
• Поиск и анализ информации.
• Выполнение разовых проектов и поручений руководителя.

Требования:

• Опыт работы личным ассистентом первых лиц компании от 3 лет.
• Опыт самостоятельного ведения проектов и решения задач «под ключ».
• Опыт работы в гибридном формате.
• Высокий уровень самостоятельности, ответственности и организованности.
• Умение быстро находить информацию и эффективно решать нестандартные задачи.
• Готовность к высокой вовлеченности и оперативному реагированию на срочные запросы.
• Уверенное владение Google Calendar, Apple Calendar и современными таск-менеджерами.
• Активное использование Telegram в рабочих процессах.
• Навыки работы с ChatGPT и другими AI-инструментами для поиска информации и автоматизации задач будут преимуществом.

• Дополнительные требования

• В/У категории B.

• Уверенный и аккуратный стиль вождения.
• Готовность редко выполнять функции водителя руководителя.

Условия:

• Официальное оформление по ТК РФ после успешного прохождения испытательного срока.
• Гибридный формат работы в Москве (преимущественно удаленная работа с периодическими личными встречами).
• Гибкий график работы: основной критерий — своевременное и качественное выполнение задач, а не количество рабочих часов.
• Возможность решения отдельных срочных задач в вечернее время и в выходные дни по предварительной договоренности.
• Редкие командировки по России и за рубеж.

ЭТАПЫ:

1) онлайн оценка эксперта Smart & Talented;

2) собеседование с руководителем - онлайн / офлайн по ситуации;

3) тестовое задание или тестовый период(до 5 дней).