Администратор в ТРЦ "Галерея ПАРК" (Менеджер по аренде)

В связи с динамичным развитием Компании мы ищем Администратора в ТРЦ "Галерея ПАРК".

Немного о компании: ГК "ПОИСК" включает в себя несколько проектов с различными видами деятельности. На данный момент актуальными являются:

• Продажа бытовой техники и мебели;
• Брокеридж;
• Сервисный центр, гарантийные и не гарантийные ремонты техники;
• 3PL;
• Клуб настольного тенниса "КИНГ ПОНГ".

Чем предстоит заниматься?

1. Административная и организационная работа:

• Приём, обработка и распределение входящих звонков, электронной почты и корреспонденции;
• Ведение деловой переписки с арендаторами, подрядчиками и партнёрами;
• Контроль исполнения поручений руководства и соблюдения установленных сроков.

2. Взаимодействие с арендаторами ТРЦ:

• Приём и обработка обращений(заявок) арендаторов;
• Приём заявок на оформление, продление, замену и аннулирование постоянных и временных пропусков для представителей арендаторов в соответствии с установленным в ТРЦ порядком;
• Приём от арендаторов заявок на ремонтные, монтажные, демонтажные, инженерные, отделочные и иные работы в помещениях арендаторов или общих зонах ТРЦ;
• Подготовка и отправка деловых писем арендаторам по поручению руководства;
• Направление уведомлений о плановых технических работах, отключениях или ограничениях инженерных систем, изменениях режима доступа, требованиях к эксплуатации помещений, мероприятиях и иных организационных вопросах;
• Рассылка общих уведомлений всем затрагиваемым арендаторам либо адресная отправка конкретному арендатору в зависимости от содержания сообщения в том числе счетов арендной платы и коммунальных платежей;
• Подготовка уведомлений о наличии задолженности на основании данных бухгалтерии и отправка уведомлений;
• Контроль сроков ответа и оплаты по направленным уведомлениям; направление напоминаний ответственному подразделению о наступлении контрольных дат арендатору;
• Подготовка периодических отчётов по направленным уведомлениям и претензиям, просроченным срокам ответа и случаям, требующим эскалации руководству;
• Ведение актуальной базы арендаторов;
• Согласование и передача заявок арендаторов ответственным подразделениям;
• Информирование арендаторов о плановых технических работах, изменениях режима работы и других важных событиях;
• Координация организационных вопросов при открытии и закрытии торговых точек;
• Контроль своевременного предоставления необходимых документов в пределах полномочий.

3. Контроль эксплуатации и состояния ТРЦ:

• Ежедневный обход общих зон ТРЦ проверка открытия арендаторов, визуальной чистоты у арендаторов. Контроль работы арендаторов;
• Регистрация выявленных недостатков и передача заявок технической службе, арендатора, контроль исправлений;
• Взаимодействие с клининговой службой, техническим персоналом и службой эксплуатации.

4. Взаимодействие со службой безопасности:

• Координация организационных вопросов со службой безопасности ТРЦ;
• Передача информации об обнаруженных нарушениях и подозрительных ситуациях.

5. Документооборот и делопроизводство:

• Регистрация входящих и исходящих документов отдела аренды;
• Ведение электронного и бумажного документооборота;
• Подготовка, оформление и систематизация документов.

6. Работа с посетителями:

• Приём обращений, жалоб и предложений посетителей;
• Регистрация обращений и передача их ответственным подразделениям;
• Контроль рассмотрения обращений в пределах компетенции;
• Содействие в организации работы с найденными вещами согласно внутренним правилам;
• Взаимодействие со службой безопасности при конфликтных ситуациях и происшествиях;
• Контроль актуальности информационных материалов для посетителей.

7. Отчётность и контроль исполнения:

• Ведение реестра текущих задач и поручений;
• Контроль сроков исполнения заявок и устранения выявленных замечаний;
• Сбор информации от технической службы, клининга, охраны и других подразделений;
• Анализ повторяющихся жалоб и организационных проблем.

Что мы предлагаем?

• Интересные проекты, возможность вести проекты целиком, самостоятельно выстраивать процессы и видеть результаты своего труда;
• Расширение профессионального кругозора;
• Официальное оформление согласно ТК РФ;
• Корпоративные скидки на продукцию компании, подарки сотрудникам и детям сотрудников на праздники;
• Конкурентную заработную плату;
• Активную корпоративную жизнь;
• Место работы: г. Ростов-на-Дону, пр-кт Космонавтов, 19А/28Ж.

Откликайся и присоединяйся к нашей команде:

Шаг 1: Нажми «Откликнуться» и мы перезвоним в течение дня;

Шаг 2: Пригласим в офис для встречи с руководителем;

Шаг 3: Оперативно вернемся с ответом и пригласим на оформление.