Администратор заявок

Приём и сопровождение заявок от заказчиков: уточнение запроса, сбор необходимых документов, передача исполнителям и контроль сроков. Общение — в рабочей переписке, информация по обращениям фиксируется в CRM.

Администратор ведёт заявку от поступления до завершения: следит за изменениями, сообщает заказчику о ходе работы и помогает коллегам своевременно получать нужные сведения.

Как устроена работа

В начале смены вы принимаете незавершённые обращения у коллеги: смотрите, где ожидается ответ заказчика, какие задачи уже выполняются и по каким приближается срок. Затем подключаетесь к новым заявкам.

По каждому обращению нужно:

— выяснить, что требуется заказчику, какие материалы он уже предоставил и чего пока не хватает;
— заполнить карточку в рабочей системе, приложить документы и указать согласованный срок;
— передать заявку ответственному сотруднику, оставив понятный комментарий;
— зафиксировать изменения, если заказчик уточнил задачу или прислал новые сведения;
— проверить результат по составу заявки и сообщить заказчику о готовности;
— передать следующей смене открытые вопросы с пояснением, что делать дальше.

Если выполнение задерживается или запрос выходит за рамки обычного порядка работы, нужно подключить руководителя и согласовать дальнейшие действия.

Что пригодится с первого дня

Опыт от года в обработке заявок, административной работе или клиентском сопровождении. Важно уметь вести несколько обращений одновременно и возвращаться к каждому в нужный момент.

Понадобится уверенная работа с электронной почтой, таблицами и общими папками. В Excel или Google Sheets — находить записи, пользоваться фильтрами, сверять сведения. Опыт работы в CRM будет преимуществом.

В переписке ценим конкретику: задать понятный вопрос, объяснить причину задержки, коротко записать итог разговора. Для работы необходимы компьютер или ноутбук и стабильный интернет.

Рабочий ритм и условия

— Полностью удалённая работа.
— График 2/2, дневные смены с 09:00 до 19:00 по московскому времени, с часовым перерывом.
— Предлагаемый доход: 55 000–75 000 ₽ на руки в месяц; конкретная сумма согласовывается до начала работы.
— Задачи связаны с сопровождением входящих обращений, без поиска клиентов и продаж.
— В течение смены необходимо быть на связи и своевременно обновлять информацию по заявкам.

В работе есть повторяющиеся операции и периоды, когда одновременно приходит несколько запросов. Поэтому важно не только быстро отвечать, но и внимательно проверять документы, сроки и комментарии перед передачей задачи.