Помощник руководителя / Секретарь

Бутик-отель "Индиго" (5*) приглашает на работу ПОМОЩНИКА РУКОВОДИТЕЛЯ

Обязанности:

• организация приема посетителей, встреч, совещаний, переговоров
• прием и распределение звонков, поступающих в приемную
• своевременная обработка и распределение любой поступающей информации
• ведение календаря руководителя со слов и письменных распоряжений руководителя (рабочие/личные задачи, согласование, подтверждение, перенос встреч, координация рабочего дня)
• организация внутренних и внешних встреч с участием руководителя
• помощь руководителю в подготовке документов: доверенности, договоры, письма
• организация и поддержание жизнедеятельности офиса руководителя (заказ воды, канцелярии, хозяйственное обеспечение, решение бытовых вопросов, взаимодействие с курьерскими службами и сервисными службами и т.д.)
• сбор и передача входящих документов руководителю на подпись (контроль правильности составления предоставляемых документов, перераспределение подписанных документов)
• взаимодействие с отделами и офисами компании
• организация ВКС (Zoom, Google Meeting и др.)
• выполнение личных поручений руководителя
• во время отпуска Старшего помощника руководителя выполнение его функций

• презентабельный внешний вид
• соблюдение полной конфиденциальности
• знание делового этикета
• знание английского языка (разговорный и письменный)
• опыт работы секретарем/помощником у высшего руководства компании от года обязателен
• внимательное отношение к деталям
• Знание MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook)
• навыки работы с оргтехникой (факс, сканер, МФУ, мини-АТС)
• навыки работы в Internet и браузерах
• грамотная устная и письменная речь
• знание правил и опыт ведения телефонных переговоров, деловой переписки с использованием электронной почты и мессенджеров
• готовность к ненормированному рабочему дню, к режиму многозадачности
• умение эффективно работать с большим количеством информации

• график работы 5/2 с 10:00 до 19:00 / с 11:00 до 20:00
• официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ
• ДМС по истечение испытательного срока
• офис в центре города (ст.м. Адмиралтейская)