Делопроизводитель

1. Работа с входящей и исходящей корреспонденцией

• Прием и первичная обработка: проверка целостности конвертов, сортировка писем на регистрируемые и нерегистрируемые.
• Регистрация: присвоение номеров и внесение данных в журналы учета или СЭД (систему электронного документооборота).
• Распределение: передача входящих документов руководству на рассмотрение или напрямую исполнителям.
• Отправка: подготовка исходящих писем (проверка адресов, наличие приложений, упаковка в конверты) и их передача на почту или курьеру.

2. Учет и обработка внутренних документов

• Регистрация внутренних актов: приказов, распоряжений, протоколов, служебных записок.
• Ознакомление: доведение приказов и распоряжений руководства до сведения сотрудников под подпись.
• Тиражирование: копирование, сканирование и печать документов по запросу подразделений.

3. Контроль исполнительской дисциплины

• Мониторинг сроков: отслеживание того, чтобы сотрудники вовремя готовили ответы на входящие письма и исполняли поручения генерального директора по приказам.
• Напоминания: информирование исполнителей о приближении дедлайнов.
• Отчетность: составление справок для руководства о статусе выполнения задач.

4. Систематизация, текущее хранение и архив

• Разработка номенклатуры дел: составление систематизированного перечня заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.
• Формирование дел: подшивка исполненных документов в папки (дела) в соответствии с утвержденной номенклатурой.
• Архивное хранение: подготовка документов длительного хранения к сдаче в архив (систематизация, переплет, составление описей).
• Уничтожение: организация процедуры утилизации документов, сроки хранения которых истекли (составление актов о выделении к уничтожению).

5. Информационно-справочная работа

• Поиск документов: оперативное извлечение нужных бумаг или электронных скан-копий по запросу руководства или коллег.
• Выдача копий: оформление и заверение копий документов или архивных справок.

• высшее образование по профилю деятельности;

• превосходное знание русского языка;

• высокий уровень грамотности;

• знание особенностей делового письма, в соответствии с нормативами и ГОСТами;

• регламентов в сфере оформления документов;

• знание MS Office, Excel, Outlook и т.д;

• умение использовать системы электронного документооборота и справочно-правовые системы, оргтехнику (сканер, принтер, персональный компьютер).

• Дружный и молодой коллектив.
• Корпоративное обучение, возможность участия в профильных мероприятиях.
• Возможность для профессионального развития и карьерного роста.
• Трудоустройство согласно ТК РФ.
• Своевременная выплата заработной платы (2 раза в месяц), квартальные премии.
• Ежегодная индексация заработной платы.
• Расширенный социальный пакет: материальная помощь при рождении ребенка, бракосочетании; программы санаторно-курортного лечения и оздоровительного отдыха.
• В пятницу работаем до 16:45.