Операционный координатор

XNET обслуживает ИТ-инфраструктуру компаний и выполняет проектные работы. Ищем координатора, который поможет организовать закупки, поставки, документооборот и контроль рабочих задач.

Ваша задача - сделать так, чтобы оборудование приходило вовремя, документы были собраны, а у каждого поручения были ответственный, срок и понятный следующий шаг. В этой работе пригодятся внимательность, самостоятельность и умение спокойно добиваться определённости от коллег и поставщиков.

Чем предстоит заниматься

• Сопровождать закупки: собирать заявки, запрашивать предложения, сравнивать цены, сроки, условия оплаты, доставки и гарантии; после согласования отслеживать заказ до получения.
• Вести документооборот: готовить коммерческие предложения, счета и спецификации по шаблонам, проверять комплектность актов и УПД, организовывать согласование и передачу документов в бухгалтерию.
• Контролировать задачи и сроки: вести реестр поручений, уточнять статус у ответственных, фиксировать договорённости и заранее сообщать о риске задержки.
• Организовывать выезды на объекты: оформлять командировки, пропуска и сопроводительные документы.
• Собирать данные для отчётности: запрашивать информацию у коллег, оформлять клиентские отчёты и вносить утверждённые данные в финансовые реестры.
• Поддерживать рабочий порядок: обновлять шаблоны, инструкции, контакты поставщиков и календарь регулярных сроков.

Вы будете взаимодействовать с руководителем, инженерами, бухгалтерией и поставщиками. Технические параметры определяют инженеры, бюджет и коммерческие условия утверждает менеджер, учёт ведёт бухгалтерия. Ваша ответственность - организовать прохождение задачи между участниками и своевременно обозначить, где требуется решение.

Что для нас важно

• Опыт от двух лет в документообороте, закупках, снабжении, административной работе или координации проектов.
• Понимание назначения договоров, счетов, актов, спецификаций и УПД.
• Опыт общения с поставщиками и сравнения предложений.
• Уверенное владение Excel или Google Таблицами.
• Внимательность к суммам, реквизитам, датам и версиям документов.
• Грамотная деловая переписка.
• Привычка фиксировать договорённости и вести несколько задач одновременно.

Нам подойдёт человек, который замечает недостающие сведения, задаёт уточняющие вопросы и сообщает о проблеме, пока ещё есть время её решить.

Преимуществом будет опыт работы с электронным документооборотом, CRM или системами учёта задач, а также в ИТ, инженерной, сервисной или проектной компании.

Что предлагаем

• Полную занятость в Воронеже.
• Преимущественно офисный формат; возможность гибридного графика обсуждается индивидуально.
• Официальное оформление по ТК