Специалист по сопровождению корпоративных заявок

Мы организуем административное сопровождение рабочих процессов для компаний. В рамках проектов сотрудники обрабатывают внутренние обращения, передают задачи ответственным подразделениям и следят за тем, чтобы информация о ходе выполнения оставалась актуальной.

На эту позицию нужен специалист, который умеет работать с электронными заявками, поддерживать порядок в данных и контролировать выполнение текущих задач. Основной инструмент работы — корпоративная система учёта обращений и связанные с ней таблицы.

Рабочие инструменты

В ежедневной работе используются:

• Microsoft Excel или Google Таблицы: фильтрация записей, сортировка, поиск совпадений, проверка данных, простые формулы и ведение реестров.

• Microsoft Outlook или корпоративная электронная почта: обработка обращений, деловая переписка, уточнение информации и уведомления о статусах.

• Корпоративный мессенджер: взаимодействие с ответственными сотрудниками, согласование текущих вопросов.

• Внутренняя CRM или система учёта заявок: регистрация обращений, назначение ответственных, изменение статусов и фиксация результатов.

Конкретный набор программ зависит от проекта. На этапе адаптации предоставляются доступы и инструкции по используемым системам.

За что отвечает специалист

• Регистрирует новые обращения и проверяет наличие обязательных сведений.

• Распределяет заявки по категориям и направляет их ответственным подразделениям.

• Уточняет недостающие данные у инициаторов, прежде чем передавать обращение в работу.

• Следит за сроками обработки и формирует перечень заявок, требующих дополнительного внимания.

• Проверяет корректность статусов и полноту комментариев в системе.

• Сопоставляет информацию из заявок с данными в таблицах, выявляет дубли и расхождения.

• Подготавливает еженедельные сводки по количеству обращений, срокам исполнения и незакрытым вопросам.

• Передаёт руководителю информацию о повторяющихся ошибках и проблемах в процессе обработки.

Что потребуется от кандидата

• Уверенное владение Excel или Google Таблицами: фильтры, сортировка, базовые формулы.

• Навык работы с электронной почтой и деловой перепиской.

• Умение вести несколько задач одновременно и не терять информацию по каждой из них.

• Внимательность при проверке записей, дат, статусов и комментариев.

• Готовность работать по инструкциям и соблюдать внутренние регламенты.

Опыт работы с CRM, системами Service Desk или электронными системами документооборота будет преимуществом. Знание конкретного продукта не обязательно, если есть опыт работы с похожими инструментами.

Условия

• Удалённый формат работы без посещения офиса.

• Пятидневная рабочая неделя, с 09:00 до 18:00

• Обучение внутренним процессам и используемым программам.

• Предоставление рабочих инструкций, шаблонов и доступа к необходимым системам.

• Поддержка руководителя в период адаптации.

Как оценивается результат

Важны не количество обработанных сообщений само по себе, а корректность данных, соблюдение сроков и отсутствие потерянных обращений. Руководитель периодически проверяет выборку заявок, качество заполнения карточек и актуальность отчётности.

Отбор

После рассмотрения резюме проводится собеседование. Далее кандидат выполняет короткое практическое задание: проверяет таблицу с тестовыми обращениями, находит ошибки в заполнении и определяет, какие заявки требуют уточнения. Реальные данные клиентов в задании не используются.