Координатор транспортного документооборота

Обязанности:

- Контроль комплектности документов по каждой перевозке: договоров, заявок, поручений экспедитору и других сопроводительных документов.

- Ведение и актуализация единого реестра перевозок с указанием заявок, тарифов, статусов рейсов и состояния документооборота.

- Контроль своевременного предоставления заказчиками данных, необходимых для оформления электронных перевозочных документов.

- Организация оформления, согласования и подписания электронных перевозочных документов (ЭПД), включая электронные транспортные накладные (ЭТрН).

- Отслеживание статусов ЭПД в системе ГИС ЭПД, контроль сроков подписания документов всеми участниками перевозки.

- Контроль своевременного закрытия рейсов и выявление перевозок с отсутствующими, неподписанными или некорректно оформленными документами.

- Формирование и ведение реестров оформленных, закрытых и незакрытых перевозок, контроль причин задержки закрытия документов.

- Взаимодействие с заказчиками, перевозчиками и внутренними подразделениями по вопросам оформления и подписания документов.

- Оформление экспедиторских расписок в системе ГИС ЭПД.

- Ежедневная передача бухгалтеру или специалисту по документообороту информации о закрытых рейсах и готовности документов к расчётам.

- Контроль своевременной передачи полного комплекта документов для проведения взаиморасчётов.

Требования:

- Опыт работы в сфере транспортной логистики, экспедирования или документооборота (желательно).

- Понимание процессов организации автомобильных перевозок и документооборота между участниками перевозки.

- Знание порядка оформления, согласования и контроля транспортных документов: договоров, заявок на перевозку, поручений, транспортных накладных и экспедиторских расписок (желательно).

- Уверенное владение MS Excel и офисными программами.

- Внимательность к деталям, аккуратность при работе с документами и данными, ответственность за соблюдение сроков.

- Умение работать с большим объёмом информации, систематизировать данные и отслеживать несколько процессов одновременно.

- Навыки деловой переписки и взаимодействия с заказчиками, перевозчиками, бухгалтерией и специалистами по документообороту.

- Исполнительность, организованность, самостоятельность в решении текущих задач и способность оперативно выявлять недостающие документы и задержки в их оформлении.

- Грамотная устная и письменная речь.

Условия:

- Официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ.

- Стабильная заработная плата, обсуждаемая по результатам собеседования.

- График работы: 5/2, с 8:30 до 17:30.

- Ввод в должность и обучение внутренним процессам документооборота.

- Взаимодействие с командой логистики, бухгалтерией и специалистами по документообороту.

- Чётко выстроенные рабочие процессы и распределение зон ответственности.

- Дружный коллектив и поддержка на этапе адаптации.