Специалист по документообороту

Приглашаем специалиста для документального сопровождения услуг: подготовка договоров и актов, организация подписания, контроль возврата документов от заказчиков.

Основная зона ответственности

Закреплённые за вами документы должны проходить полный цикл: от подготовки по согласованным условиям до получения подписанного экземпляра и передачи в архив.

В задачи входят:

• Подготовка договоров, дополнительных соглашений и актов по утверждённым формам.

• Проверка реквизитов, состава приложений, дат и соответствия документов согласованной заявке.

• Направление документов на внутреннее согласование и подписание.

• Отправка через ЭДО или электронную почту, отслеживание статусов.

• Переписка с заказчиками по возврату подписанных экземпляров и исправлению замечаний.

• Ведение реестра: номер документа, контрагент, срок подписания, текущий статус.

• Подготовка еженедельной сводки по неподписанным и просроченным документам.

Изменения стоимости, объёма услуг и договорных условий согласуются с ответственным сотрудником. Задача специалиста — корректно отразить утверждённые сведения и обеспечить движение документов в срок.

Опыт и навыки

Рассматриваем кандидатов с опытом 1–3 года в документообороте, делопроизводстве или сопровождении договоров.

Необходимы уверенное владение Word и Excel, опыт работы с ЭДО, грамотная деловая переписка. Важно уметь отслеживать несколько сроков одновременно, работать с версиями файлов и сохранять историю согласования.

Условия работы

• Полная занятость, полностью удалённый формат.

• Пятидневная рабочая неделя, выходные — суббота и воскресенье.

• Рабочее время с 08:00 до 17:00

• Для работы необходимы собственный компьютер и стабильный интернет.

• Взаимодействие с заказчиками и коллегами через рабочую почту, ЭДО и корпоративный чат.