Делопроизводитель

1. Делопроизводство и документооборот
— Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, договоров и иных документов компании.
— Контроль своевременного получения ответов от контрагентов на отправленную корреспонденцию.
— Организация передачи оригиналов договоров на подписание уполномоченным лицам, контроль их подписания и возврата.
— Систематизация, учет и обеспечение сохранности корреспонденции, договоров и иных документов, включая сканирование и формирование электронных копий.
— Ведение архива корреспонденции и договоров, обеспечение своевременного размещения документов и поддержание установленного порядка хранения.
— Подготовка сопроводительных писем, накладных, списков сотрудников и иных документов по запросам структурных подразделений.
— Составление и оформление деловых писем, официальных запросов, служебных записок, информационных уведомлений и рассылок.
— Печать, комплектование и брошюровка проектной и отчетно-технической документации.
— Сбор, систематизация и актуализация информации в справочниках, учетных системах и реестрах компании, в том числе ведение реестра доверенностей, учет сроков их действия и своевременное информирование ответственных сотрудников о необходимости продления или оформления новых доверенностей.
— Передача согласованных к оплате счетов в бухгалтерию. Контроль полноты комплектов документов, передаваемых в бухгалтерию для осуществления платежей.

2. Электронный документооборот
— Работа в системах электронного документооборота Ведение электронного документооборота в системах WSS Docs, МОСЭДО, Контур и аналогичных платформах.
— Мониторинг поступающих документов в системах электронного документооборота, их регистрация и распределение между ответственными сотрудниками.

— Направление документов на согласование и подписание в соответствии с установленными маршрутами.

— Контроль прохождения документов по маршрутам согласования, соблюдения сроков рассмотрения и исполнения поручений.

— Отправка документов контрагентам через системы электронного документооборота, контроль их получения и подписания.

— Контроль своевременного завершения документооборота, включая получение подписанных экземпляров документов.

3. Организация почтовой и курьерской доставки
— Взаимодействие с АО «Почта России»: посещение почтовых отделений для получения входящей регистрируемой корреспонденции по доверенности. Подготовка и отправка исходящих писем, заказной корреспонденции и бандеролей. Отслеживание почтовых отправлений по трек-номерам, контроль сроков и фактического вручения адресатам.

— Работа со службой доставки СДЭК: оформление отправлений и создание накладных в личном кабинете СДЭК. Организация вызова курьеров, отправки и получения посылок и документов. Отслеживание статусов отправлений, контроль сроков доставки и фактического вручения получателям.
— Координация курьеров: постановка задач штатным и привлеченным курьерам. Формирование маршрутных листов и распределение адресов доставки. Подготовка и передача курьерам пакетов документов для доставки адресатам. Контроль выполнения поручений курьерами, соблюдения сроков и фактической передачи документов получателям.

4. Административная поддержка
— Подготовка поздравительных рассылок: составление текста, оформление рассылки и определение контрагентов, которых необходимо поздравить.
— Выполнение отдельных поручений руководителя.

— Высшее специальное образование (документоведение, делопроизводство, менеджмент или смежная специальность).
— Опыт работы в делопроизводстве или в роли специалиста по документообороту — от 1 года.
— Навыки работы с электронными системами документооборота WSS Docs, Битрикс24, МОСЭДО или аналогичными СЭД/ECM-системами.
— Уверенное владение ПК: MS Office (Word, Excel), офисной оргтехникой (сканеры, плоттеры, брошюраторы).
— Опыт работы в платформе «Экзон» будет преимуществом.

Условия:

• Оформление по ТК РФ с первого дня работы;
• Своевременная выплата заработанной платы (2 раза в месяц);
• График 5\2 с 9:00 до 18:00 в офисе;
• Работа в современной системе электронного документооборота (Контур, МосЭдо, WSS);
• Сильная команда и поддержка коллег.