Специалист по мультимодальным перевозкам

Обязанности:

• принимать и своевременно обрабатывать обращения, заявки, поручения и запросы клиентов по корпоративным каналам связи;
• подтверждать получение запроса, уточнять цель, маршрут, груз, объём, сроки, условия поставки, требования к транспорту, терминальной и складской обработке, таможенному оформлению, сертификации, документам и иные исходные данные;
• регистрировать запросы и заказы;
• поддерживать деловые отношения, выявлять новые потребности клиента;
• запрашивать исходные ставки и условия;
• проверять полноту и сопоставимость полученных ставок, состав расходов, валюту, НДС, срок действия, ограничения, включённые и исключённые услуги, бесплатные периоды, возможные доплаты и риски;
• рассчитывать себестоимость, цену продажи и плановую доходность в соответствии с установленными правилами и полномочиями;
• готовить коммерческие предложения, расчёты и ответы на тендерные запросы; получать требуемые внутренние согласования;
• фиксировать согласованные с клиентом ставку, объём услуг, сроки, условия оплаты, ответственность сторон и существенные допущения;
• по поручению руководителя организовывать подготовку, внутреннее согласование и заключение договоров, дополнительных соглашений, заявок и иных необходимых документов с клиентами и подрядчиками по закреплённым проектам;
• до принятия заказа проверять, что его условия исполнимы, необходимые ресурсы доступны, а нестандартные риски и расходы согласованы руководителем;
• Организация и координация исполнения заказа:
• принимать подтверждённый заказ в работу и формировать понятное задание для операциониста, декларанта, подрядчика или иного исполнителя;
• своевременно передавать исполнителям полные и достоверные данные, документы, контакты, сроки и специальные требования;
• при необходимости самостоятельно подбирать подрядчиков, запрашивать ставки, размещать заказы и организовывать перевозку или сопутствующую услугу;
• контролировать подачу транспорта, погрузку, отправление, движение, прибытие, выгрузку, терминальную или складскую обработку, таможенное оформление и иные предусмотренные этапы;
• передавать ответственному исполнителю полные данные для оформления электронных транспортных накладных и иных транспортных документов;
• координировать взаимодействие клиента, подрядчиков и внутренних подразделений;
• вести заказ до полного операционного и финансового закрытия.
• Статусы, отклонения и внештатные ситуации:
• предоставлять клиенту статусы с согласованной периодичностью и при наступлении значимых событий;
• незамедлительно информировать руководителя и клиента в пределах согласованной коммуникации о задержке, срыве подачи, повреждении или утрате груза, расхождении документов, простое, дополнительном расходе, претензии, досмотре, отказе в выпуске и ином существенном отклонении;
• фиксировать факты, время, участников, подтверждающие документы, фото и переписку; получать от подрядчика письменные объяснения и варианты решения;
• предлагать варианты действий с оценкой сроков, расходов и рисков, получать необходимые согласования и контролировать реализацию решения.
• Работа в информационных системах:
• создавать и вести в системе каждую закреплённую операцию в установленном порядке и в сроки, определённые внутренними регламентами;
• вносить полные и достоверные сведения о клиенте, заказе, маршруте, грузе, контрагентах, доходах, расходах, валюте, ставках, налогах, документах, статусах и иных обязательных полях;
• своевременно отражать изменения, дополнительные расходы и доходы, прикреплять документы и переписку, необходимые для проверки операции;
• не допускать закрытия заказа при неполных расходах, неподтверждённых доходах, отсутствии обязательных документов или иных неустранённых расхождениях;
• вести утверждённые таблицы запросов, реестры, отчёты и иные формы параллельно с системе;
• обеспечивать соответствие данных в системах, бухгалтерских документах и рабочих реестрах; устранять выявленные расхождения.
• Финансовое сопровождение:
• готовить и своевременно передавать бухгалтерии полный комплект данных и документов для выставления счетов, актов, УПД и иных документов клиенту;
• проверять соответствие выставленных документов согласованным условиям, объёму и стоимости услуг; инициировать исправление ошибок;
• контролировать получение и проверку счетов и закрывающих документов подрядчиков по закреплённым операциям, а при закреплении соответствующей функции — вносить их в систему оплаты;
• контролировать плановую и фактическую рентабельность заказа, своевременно выявлять незапланированные расходы и отклонение от согласованной маржи;
• до принятия дополнительного расхода получать установленное согласование, кроме случаев, когда промедление создаёт больший ущерб; в таком случае незамедлительно уведомлять руководителя и документировать основания;
• контролировать сроки оплаты клиентом, вести сведения о дебиторской задолженности, направлять корректные напоминания, выяснять причины задержки и эскалировать просрочку руководителю;
• участвовать в сверках с клиентами и подрядчиками, предоставлять бухгалтерии и руководителю пояснения и подтверждающие документы;
• Документы и отчётность:
• получать, проверять, систематизировать и хранить документы по заказу в установленной структуре и формате;
• проверять документы на очевидные ошибки, соответствие согласованным данным и комплектность; своевременно запрашивать исправления;
• предоставлять клиентам, руководителю, бухгалтерии и уполномоченным подразделениям отчёты и сведения по закреплённым клиентам и проектам;
• готовить оперативную, еженедельную, ежемесячную и иную установленную отчётность;
• обеспечивать прослеживаемость решений, ставок, согласований, поручений и изменений условий;
• не удалять и не скрывать деловую переписку и документы, подлежащие хранению.
• принимать обращения и претензии клиента, регистрировать их и незамедлительно сообщать руководителю.

• Опыт работы в транспортной логистике от 1–2 лет: клиентский менеджер, логист, специалист по мультимодальным перевозкам или координатор перевозок.

• Понимание организации железнодорожных, контейнерных и автомобильных перевозок.

• Опыт ведения перевозки на всех этапах: от получения заявки до завершения перевозки, выставления счета и получения закрывающих документов.

• Умение работать одновременно с несколькими партиями и проектами, контролировать сроки, статусы и возникающие риски.

• Опыт взаимодействия с клиентами, перевозчиками, терминалами, линиями, агентами и другими подрядчиками.

• Умение запрашивать и сравнивать ставки, рассчитывать себестоимость, продажную стоимость и маржу.

• Понимание транспортных и экспедиторских документов, счетов, УПД и принципов электронного документооборота.

• Уверенное владение Excel или Google Таблицами.

• Опыт работы в CargoWise или другой логистической системе будет преимуществом.

• Английский или китайский язык для деловой переписки будет преимуществом, но не является обязательным.

• Грамотная устная и письменная русская речь.

• Внимательность к сообщениям, документам, срокам и деталям перевозки.

• Умение самостоятельно получать недостающую информацию и заранее сообщать руководителю о возможных задержках и рисках.

• Готовность вести установленную отчетность и поддерживать актуальность данных в рабочих таблицах и системах.

• Ответственность, организованность, самостоятельность и умение доводить задачи до результата.

• Умение спокойно работать в режиме многозадачности и конструктивно взаимодействовать с коллегами.

• место работы: офис компании в г. Москва, вблизи ст. м. Ботанический сад — 5 минут пешком от метро;
• график: пятидневная рабочая неделя — с 9:00 до 18:00;

• оформление: официальное трудоустройство по ТК РФ с первого дня работы;

• испытательный срок - 3 месяца