Помощник проректора

Пироговский Университет приглашает в команду помощника проректора по общим вопросам — специалиста, способного стать полноценным участником управленческих процессов, обеспечивать координацию разнопрофильных задач и сопровождать реализацию проектов университета.
Мы ищем не просто административного помощника, а человека с развитым системным мышлением, высокой самостоятельностью и способностью работать в условиях большого количества параллельных процессов, участников и меняющихся приоритетов.
Работа предполагает непосредственное взаимодействие с руководством Университета, структурными подразделениями, подрядными организациями и внешними партнёрами.

Главная задача позиции — обеспечивать движение управленческих решений от постановки задачи до конкретного, проверяемого результата.
Зарплата: от 120 000₽ (заработная плата обсуждается по итогам собеседования с учетом профессионального опыта и компетенций кандидата).

Обязанности:
1. Координация управленческих задач
• Организация исполнения поручений проректора с участием нескольких структурных подразделений.
• Декомпозиция комплексных задач: определение этапов, сроков, ответственных и ожидаемых результатов.
• Контроль выполнения поручений, своевременное выявление отклонений и организационных затруднений.
• Сбор, систематизация и анализ информации для принятия управленческих решений.
• Подготовка предложений по оптимизации процессов и устранению организационных проблем.
2. Сопровождение проектов и инициатив
• Участие в координации инфраструктурных, административных и организационных проектов университета.
• Сопровождение проектов от первоначальной постановки задачи до завершения и оценки результата.
• Организация взаимодействия внутренних исполнителей, подрядчиков и заинтересованных сторон.
• Подготовка технических заданий, планов реализации, сравнительных материалов и аналитических справок в пределах компетенции.
• Мониторинг сроков, контрольных точек и исполнения принятых решений.
• Выявление проектных рисков и подготовка вариантов их разрешения.
3. Межфункциональное взаимодействие
• Выстраивание эффективных рабочих коммуникаций между подразделениями университета.
• Организация совместной работы по вопросам, находящимся на пересечении ответственности нескольких служб.
• Согласование позиций участников, сбор необходимых данных и обеспечение своевременного обмена информацией.
• Подготовка и сопровождение рабочих совещаний с фиксацией решений, ответственности и последующих действий.
• Поддержание делового взаимодействия с внешними организациями и партнёрами.
4. Аналитическая и организационная поддержка руководителя
• Подготовка кратких аналитических материалов, презентаций, управленческих сводок и сравнительных обзоров.
• Поиск, проверка и структурирование информации по нестандартным запросам.
• Проработка нескольких вариантов решения задачи с оценкой преимуществ, ограничений и возможных рисков.
• Подготовка материалов к переговорам, рабочим встречам и совещаниям.
• Систематизация управленческой информации и поддержание прозрачной системы контроля задач.
• Организация рабочего взаимодействия руководителя с подразделениями, включая необходимое административное и документационное сопровождение.
Требования:
• Высшее образование.
• Опыт работы в роли помощника руководителя высшего звена, бизнес-ассистента с проектными функциями, координатора проектов, специалиста аппарата руководителя либо на сопоставимой позиции.
• Опыт самостоятельного ведения сложных организационных задач с несколькими участниками.
• Навыки планирования, контроля исполнения и организации рабочих процессов.
• Способность работать с большими объёмами разнородной информации, выделять существенное и формировать содержательные выводы.
• Умение готовить структурированные документы, аналитические материалы, презентации, планы и отчёты.
• Уверенное владение Excel, Word, PowerPoint, современными цифровыми инструментами организации работы.
• Грамотная устная и письменная речь, высокий уровень деловой коммуникации.
• Понимание принципов работы крупных организаций со сложной системой управления.
Будет преимуществом:
• Опыт работы в крупных образовательных, государственных, медицинских или корпоративных организациях.
• Опыт сопровождения инфраструктурных, хозяйственных, организационных или административных проектов.
• Знание основ проектного управления, закупочных и договорных процессов.
• Практический опыт использования цифровых инструментов автоматизации и искусственного интеллекта для решения рабочих задач.
Ключевые личные качества:
• Самостоятельность. Способность работать не только по подробной инструкции, но и с задачами, требующими самостоятельного определения последовательности действий.
• Системное мышление. Умение видеть не отдельное поручение, а процесс целиком, понимать взаимосвязь решений и их последствия.
• Инициативность. Готовность предлагать решения, замечать проблемные участки и не ограничиваться формальным исполнением.
• Управленческая зрелость. Способность различать уровень собственной ответственности и вопросы, требующие решения руководителя.
• Гибкость и многозадачность. Умение сохранять качество работы при одновременном ведении нескольких разноплановых задач.
• Коммуникационная компетентность. Умение выстраивать взаимодействие с людьми разного должностного уровня, аргументировать позицию, договариваться и сохранять профессиональную дистанцию.
• Ответственность за результат. Ориентация не на факт отправленного письма или проведённого совещания, а на достижение поставленной цели.
Условия:
• Работа в одном из ведущих медицинских Университетов России.
• Непосредственное взаимодействие с руководством Университета.
• Участие в значимых проектах развития университетской инфраструктуры и внутренних процессов.
• Разноплановые задачи, предполагающие профессиональную самостоятельность и возможность развития управленческих компетенций.
• Официальное трудоустройство по ТК РФ.
• График работы 5/2, с 09:00 до 18:00.
• Корпоративные программы, спортивные и социальные льготы Университета.

Кого мы хотим видеть в команде:
Нам нужен человек, которому интересно разбираться в сложных задачах, находить решения и видеть результат своей работы.
Специалист, способный не просто передавать информацию между участниками процесса, а понимать её содержание, задавать правильные вопросы, организовывать дальнейшие действия и обеспечивать их выполнение.