Помощник/ассистент руководителя

Обязанности помощника руководителя (бизнес-ассистента) делятся на несколько основных направлений:

1. Управление временем и календарем (Тайм-менеджмент)

• Ведение календаря: планирование встреч, совещаний, звонков и личных мероприятий руководителя, защита его свободного времени.
• Оперативная корректировка: изменение расписания при изменении обстоятельств или форс-мажорах.
• Напоминания: своевременное информирование босса о предстоящих событиях и дедлайнах.

2. Работа с информацией и коммуникации

• Фильтрация входящего потока: разбор писем, звонков и сообщений в мессенджерах (выделение срочного и важного).
• Деловая переписка: подготовка проектов писем, запросов и ответов от имени руководителя.
• Взаимодействие с сотрудниками и партнерами: передача поручений команды руководителю и трансляция решений руководителя в отделы.

3. Документооборот и аналитика

• Подготовка документов: составление договоров, писем, приказов, справок и презентаций.
• Протоколирование: ведение записей на совещаниях, фиксация договоренностей и контроль их исполнения.
• Работа с подписями: сбор документов на подпись руководителю и организация их дальнейшей отправки.

4. Организация поездок (Travel-поддержка)

• Командировки: бронирование билетов (авиа, ж/д), отелей, трансферов.
• Визовая поддержка: оформление виз и страховок, сбор необходимых документов.
• Сопровождение: составление подробного графика поездки и сбор отчетных документов после возвращения.

5. Контроль поручений и поддержка проектов

• Трекинг задач: постановка задач в СЭД, аутлук и контроль сроков их выполнения сотрудниками.
• Подготовка встреч: сбор материалов, формирование повестки дня для совещаний.

6. Личные поручения (по согласованию)