Помощник генерального директора/Секретарь
По договоренности
Обязанности:
- Планирование и координация рабочего графика: ведение календаря, организация встреч и мероприятий.
- Организация участия в мероприятиях и бизнес-сообществах.
- Обеспечение взаимодействия с топ-менеджментом, структурными подразделениями, сотрудниками и внешними контрагентами.
- Организация командировок полного цикла: маршруты, билеты, отели, логистика, визы, решение нештатных ситуаций.
- Закрытие командировок: сбор и проверка чеков, подготовка документов для бухгалтерии.
- Сбор данных, консолидация, подготовка проектов решений и предложений по поручениям. Контроль исполнения поручений и соблюдения сроков
- Подготовка структурированной информации и отчётности.
- Сбор и подготовка личных документов, заполнение анкет.
- Выполнение личных поручений Генерального директора.
-
Работа с календарем:
- Роль «хранителя времени»: защита от ненужных встреч, видение свободных окон и их эффективное использование.
- Напоминание о необходимости периодических встреч с руководителями.
- Поддержание непрерывности работы между встречами: фиксация поручений и контроль возврата к важным вопросам.
-
2. Административно-хозяйственное обеспечение компании
- Взаимодействие с управляющими компаниями по объектам недвижимости и офисным помещениям.
- Работа с арендаторами: поиск, ведение переговоров, заключение и сопровождение договоров, решение текущих вопросов (в пределах полномочий).
- Формирование и контроль административного бюджета в зоне ответственности.
- Организация ремонта и улучшения офисного пространства (установка перегородок, вендинга, кофемашин, кулеров и иной инфраструктуры) с контролем результата подрядчиков.
-
Координация работы ресепшена и поддержка руководства:
- Взаимодействие со вторым сотрудником ресепшена.
- Прием, распределение и обработка входящих звонков и корреспонденции.
- Организация встреч: бронирование переговорных, оформление пропусков для гостей.
- Подготовка и рассылка писем и документов по заданию руководства.
-
Хозяйственное обеспечение офиса (на время замещения ответственного сотрудника):
- Заказ канцелярии, продуктов, расходных материалов.
- Контроль чистоты и порядка в офисе (кухня, зоны отдыха).
- Взаимодействие с подрядчиками и обслуживающими организациями.
- Образование: Высшее.
- Опыт: Не менее 3 лет в роли ассистента/помощника генерального директора, собственника или первых лиц компании. Понимание специфики работы с руководством высшего звена.
- Навыки: Умение управлять приоритетами и эффективно работать в режиме многозадачности.
- Личные качества: Высокая самоорганизация, ответственность, аналитический склад ума и быстрота мышления.
- Инструменты: Уверенное владение Excel, Google Таблицами и программами для создания презентаций.
- Подход к работе: Привычка доводить начатое до конца и нести ответственность за результат.
- Знание английского языка
- Ключевые компетенции:
- Проактивность: Умение самостоятельно выявлять проблемы или возможности и предлагать пути их решения.
- Внимательность: Высокая дотошность при работе с документами и данными.
- Многозадачность: Способность одновременно вести множество задач без потери качества.
- Технологичность: Уверенное владение современными IT-инструментами и быстрое освоение нового ПО.
- Работа с информацией: Навыки поиска, анализа и структурирования данных.
- Коммуникация: Уверенное и корректное общение.
- Конфиденциальность: Абсолютное требование.
- Обучаемость: Желание развиваться и расти профессионально.
- Официальное оформление;
- Компенсация проезда и мобильной связи;
- Частичная компенсация питания;
- ДМС со стоматологией;
- Фрукты, чай, кофе в офисе;
- Ненормированный график;
- Классный коллектив и возможность роста и развития!
Адрес: Россия, Москва, улица Викторенко, 9с1
Опубликована 9 часов назад
Похожие вакансии
Вакансии быстро закрываются - скачайте мобильное приложение в RuStore и откликайтесь первыми!
Скачать бесплатноот 150 000 ₽
Выше средней на 36%
На данный момент мы в поиске помощника генерального директора, для выстраивания процесса и усиления нашей ... Наши ожидания: Опыт работы помощником руководителя от 1 года; Исполнительность, внимательность к деталям ...
- Полный день
- Опыт от 1 года
ЦУГАМ- Москва
9 часов назад
от 165 000 ₽
Выше средней на 50%
Коммуникации и документооборот: Подготовка писем по поручению Генерального директора Организация коммуникаций ... Организация рабочего графика и встреч: Планирование и ведение календаря Генерального директора Полная ... Координация и контроль поручений: Доведение поручений Генерального директора до подразделений и контроль ...
- Полный день
- Опыт от 1 года
АТОМ- Москва
2 дня назад
Мы ищем надежного человека, который станет "правой рукой" собственника и генерального директора, и возьмет ...
- Полный день
- Опыт от 1 года
ГИС- Москва
2 дня назад
126 500 ₽
Выше средней на 15%
... заниматься: Организовывать и проводить собеседования, заседания и другие протокольные мероприятия с участием генерального ... директора; Формировать программы рабочих поездок генерального директора; Организовывать служебные командировки ... ; Организовывать поздравления от имени генерального директора; Организовывать и участвовать в проведении ...
- Полный день
- Опыт от 1 года
Театральный музей им. А.А. Бахрушина, ФГБУК ГЦТМ- Москва
22 дня назад
от 140 000 ₽
Выше средней на 27%
В настоящий момент мы ищем персонального ассистента руководителя для генерального директора.
- Нестандартный график
- Опыт от 1 года
МПК (Призыванет.Ру)- Москва
25 дней назад
Вакансия в подборках
Похожие вакансии
от 150 000 ₽
ЦУГАМот 165 000 ₽
АТОМ126 500 ₽
Театральный музей им. А.А. Бахрушина, ФГБУК ГЦТМ