Ассистент руководителя

Ищем опытного, очень организованного и энергичного личного ассистента, который возьмёт на себя личную операционку руководителя: календарь, быт, поездки, здоровье, оплаты, документы и текущие поручения. Роль предполагает полную занятость, высокий уровень включённости и регулярную работу оффлайн в Москве.

Важное соотношение задач: примерно 60% — личные задачи руководителя, 40% — бизнес-задачи компании.

Это позиция с перспективой роста: руководитель развивает сильных людей внутри компании, поэтому ищем человека, который хочет не только качественно вести ассистентскую функцию, но и со временем способен вырасти в управленческую роль.

Главная задача

Систематизировать жизнь руководителя и снять с него максимум личной и организационной рутины: календарь всегда актуален, встречи и поездки организованы, бытовые и медицинские вопросы решены, оплаты и документы под контролем, а поручения доведены до результата в срок.

Что предстоит делать

• Ведение календаря руководителя: назначение, перенос и подтверждение встреч, контроль актуальности расписания и времени.

• Контроль организационных деталей: напоминания, тайминг, маршруты и всё необходимое, чтобы руководитель ничего не пропускал и не опаздывал.

• Организация поездок и командировок: билеты, отели, трансферы, автомобили, выступления и сопутствующие детали.

• Личные поручения: заказать, забронировать, оформить, вернуть, забрать, найти нужный вариант, организовать доставку или сервис.

• Организация быта: еда и регулярные доставки, контроль домработницы и уборки, наличие бытовых вещей, канцелярии и расходников.

• Контроль регулярных платежей и личных расходов: квартира, интернет, парковка, штрафы, подписки, конференции и другие платежи; ежемесячный отчёт по расходам.

• Менеджмент здоровья: запись к врачам и специалистам, вызов врачей на дом, поиск клиник, организация анализов и обследований, координация времени.

• Работа с документами: подготовить, заполнить, отправить на подпись, проконтролировать возврат и хранение; при необходимости оформить договор или простую таблицу.

• Организация встреч руководителя по бизнесу: согласование времени, участников, формата, подготовка материалов.

• Структурирование информации: поиск, сбор и систематизация данных, подготовка нескольких вариантов решения с понятной рекомендацией по оптимальному.

• Коммуникация с подрядчиками, сервисами и организациями по поручению руководителя.

• Периодическое протоколирование важных встреч и разовые организационные задачи по компании.

• Работа в связке с командой: помощь в координации, напоминания, контроль сроков и организационная поддержка бизнес-процессов.

Кого мы ищем

• Релевантный опыт от 2 лет, предпочтительно 2–3+ года: личный / бизнес-ассистент, ассистент собственника, управленец, координатор или близкая по уровню ответственности роль.

• Высшее образование — приоритет. Сильных кандидатов без высшего образования готовы рассматривать при наличии опыта, высокой мотивации и выраженной способности быстро расти.

• Высокая скорость работы и мышления: умеет быстро включаться, переключаться между задачами и не терять детали.

• Системность и надёжность: фиксирует договорённости, контролирует сроки, проверяет результат и не рассчитывает на память.

• Самостоятельность в поиске решения: если видит проблему, приходит не только с вопросом, но и с продуманными вариантами.

• Умеет работать с требовательным руководителем, спокойно воспринимает прямую обратную связь и сохраняет качество при высоком темпе.

• Высокая конфиденциальность, ответственность и аккуратность при работе с деньгами, документами и персональной информацией.

• Уверенное владение Google Docs / Sheets, календарями, Telegram, поиском информации и современными AI-инструментами; новые сервисы осваивает быстро.

• Сильная внутренняя мотивация и желание расти в ответственности, а в перспективе — в управленческую позицию.

Формат работы

Полная занятость. Формат гибридный с сильным оффлайн-фокусом: удаленная работа как основной формат не рассматривается. Важно находиться в Москве, быть готовым регулярно работать рядом с руководителем, присутствовать на встречах и оперативно выполнять оффлайн-поручения. Значимая часть встреч проходит в районе Москва-Сити.

Темп может быть неравномерным: часть дней спокойнее, в другие периоды несколько задач идут параллельно и появляются срочные запросы. Важно оставаться включенным в рабочий день и оперативно реагировать. Иногда могут возникать точечные срочные задачи вечером или в выходные. Для работы необходимы собственные ноутбук и телефон.

Условия

• Доход обсуждается с финальным кандидатом индивидуально и зависит от опыта, профиля и согласованного графика. Ориентир на испытательный период — от 80 000 ₽ и выше для кандидатов с сильным релевантным опытом.

• Доход и зона ответственности пересматриваются по мере роста внутри роли.

• Испытательный срок — до 2 месяцев; перед полноценным выходом возможны пробные рабочие дни.

• Работа напрямую с основателем и генеральным директором компании.

• Доступ к конфиденциальной информации и денежным средствам: обязательное соблюдение NDA.

Перспектива роста

Позиция рассчитана на человека с амбициями. Если ассистент показывает сильные стороны, инициативу и способность брать больше ответственности, руководитель готов развивать его внутри компании и постепенно переводить на управленческие задачи. Предыдущий ассистент также вырос внутри компании на руководящую позицию.

Как откликнуться

Пришлите резюме и коротко напишите: какой у вас релевантный опыт, почему вам интересна работа напрямую с предпринимателем и в каком направлении вы хотели бы вырасти в перспективе.