Помощник управляющего ветеринарной клиники

Мы — современная ветеринарная клиника, которая ставит во главу угла здоровье питомцев и безупречный сервис для их владельцев. Сейчас мы ищем сильного операционного сотрудника — помощника управляющего, который станет надежной опорой, возьмет под контроль административные процессы и поможет клинике работать как часы.

Обязанности:

• Координация работы сотрудников, проверка соблюдения ими скриптов общения и стандартов клиники, участие в урегулировании конфликтных ситуаций.
• Помощь в проведении собеседований и собраний, письменная фиксация и подведение итогов, контроль исполнения принятых решений.
• Помощь в урегулировании спорных ситуациях с посетителями, первичная работа с жалобами владельцев питомцев, сглаживание конфликтов в зоне ожидания.
• Сбор информации и подготовка своевременных ответов на отрицательные отзывы и претензии.
• Сбор ежедневных данных для своевременного реагирования управляющего: загрузка стационар. отделения, посещаемость приемного отделения, поступлений поставок, записей врачей, поступлений звонков, дисциплинарных нарушений, конфликтных ситуаций, личных обращений персонала, хозяйственных, ремонтных и логистический работ и т.д.
• Работа в CRM системе, в Exсel, Word и предоставление аналитических отчетов руководству.
• Составление и корректировка графиков смен (врачи, ассистенты, администраторы), проверка достоверности переработок
• Выполнение всех текущих задач управляющего, связанных с документооборотом клиники: подготовка, сбор и проверка документов, обеспечение упорядоченного хранения.
• Проверка работы клининга, контроль соблюдения санитарно-гигиенических норм.
• Взаимодействие со специалистом по закупкам, контроль поступлений, организация инвентаризаций, ведение расходных данных в ПО
• Обеспечение работы ЧЗ в аптечном пункте: обеспечение маркировки товара, списания и сортировки.
• Помощь в обеспечение бесперебойной работы офисного и медицинского оборудования, поиск оборудования или ремонтных подрядчиков, пересылка оборудования и т.д.
• Контроль ремонтных работ, отчетность о ходе ремонтных работ, поиск подрядчиков.
• Помощь во взаимодействии с органами власти: переписка, привоз документов, почтовое взаимодействие, проверки.
• Помощь в ведении соц.сетей: съемка по заданию управляющего на телефон или организация фотосессии.

Наши ожидания от кандидата:

• Опыт работы на позиции старшего администратора, администратора или ассистента руководителя (опыт в ветеринарной или медицинской сфере будет огромным преимуществом)
• Способность быстро переключаться между разноплановыми задачами
• Высокий уровень эмпатии, стрессоустойчивости
• Желателен опыт в погашении конфликтов или стремление получить подобный опыт
• Стремление к системности, развитые организаторские навыки
• Умение работать с показателями и таблицами
• Умение сохранять конфиденциальность личной и финансовой информации

Что мы предлагаем:

• Стабильная договорная заработная плата
• Официальное оформление по ТК РФ
• Работа в команде профессионалов и любящих свое дело людей
• Корпоративные скидки на ветеринарные услуги и товары для ваших собственных питомцев