Ассистент руководителя проектов

Ищем ассистента руководителя проекта, который будет помогать вести реализацию договоров по инженерным и производственным проектам — от запуска проекта до поставки оборудования, выполнения работ и закрытия договора.

Это не позиция личного помощника руководителя. Основная задача — организационное и административное сопровождение проектов, контроль сроков, документов и взаимодействия между участниками проекта.

Чем предстоит заниматься

• Совместно с руководителем проекта сопровождать реализацию заключённых договоров.

• Вести проекты в Bitrix24 и ERP-системе на базе 1С.

• Формировать и поддерживать в актуальном состоянии план проекта: этапы, задачи, сроки, ответственные и статусы.

• Контролировать выполнение задач по проекту подразделениями компании.

• Собирать информацию о ходе реализации проекта, фиксировать отклонения от сроков и оперативно информировать руководителя проекта.

• Контролировать прохождение основных этапов проекта: проектирование, закупки, производство, комплектацию, отгрузку, монтаж и ПНР.

• Координировать взаимодействие между проектировщиками, производством, снабжением, бухгалтерией, монтажными подразделениями и другими участниками проекта.

• Взаимодействовать с представителями заказчика по организационным и документальным вопросам.

• Готовить официальные письма, запросы, протоколы совещаний и другие документы по проекту.

• Вести реестр проектной, договорной и закрывающей документации.

• Контролировать получение и передачу необходимых документов от заказчика и подразделений компании.

• Организовывать согласование и подписание актов, УПД, накладных и других закрывающих документов.

• Контролировать договорные сроки, ключевые обязательства сторон и необходимые действия по проекту.

• Участвовать в контроле графика платежей и бюджета проекта совместно с руководителем проекта.

• Подготавливать регулярные отчёты по статусу проектов, срокам, проблемным вопросам и следующим действиям.

• Вести протоколы совещаний и контролировать исполнение принятых решений.

Что для нас важно

• Высшее или среднее профессиональное образование.

• Опыт работы в сопровождении проектов от 1 года: ассистентом/координатором проекта, специалистом проектного офиса, администратором проекта или на аналогичной позиции.

• Опыт контроля задач и сроков с участием нескольких подразделений.

• Понимание принципов реализации договора и основных этапов проекта.

• Умение вести деловую переписку и готовить официальные письма.

• Уверенная работа с Excel и Word.

• Опыт работы в Bitrix24, 1С, ERP или CRM-системах.

• Системность, внимательность к деталям и способность одновременно контролировать несколько направлений работы.

• Умение самостоятельно собирать информацию, видеть просрочки и доводить вопросы до результата.

Будет преимуществом

• Опыт работы в инженерной, производственной, строительной или монтажной компании.

• Опыт сопровождения поставок оборудования или реализации технических проектов.

• Понимание договорной и закрывающей документации: договоры, спецификации, акты, УПД, накладные.

• Опыт взаимодействия с заказчиками, производством, снабжением и техническими специалистами.

• Навыки ведения графиков проектов и контроля исполнения бюджета.

• Базовое понимание процессов производства, поставки, монтажа и пусконаладочных работ.

Ключевые навыки

Управление проектами • Администрирование проектов • Координация проектов • Контроль сроков • Проектный документооборот • Bitrix24 • 1С ERP • Excel • Деловая переписка • Договорная документация • Закрывающие документы • Протоколирование совещаний • Взаимодействие с заказчиками

• Место работы: Московская область, г. Солнечногорск.