Менеджер по договорной работе и работе с подрядчиками / документовед (сфера: IT, СМИ)

Менеджер по договорной работе и работе с подрядчиками / документовед (сфера: IT, СМИ, социальные мед)

Должностные обязанности

Работа с подрядчиками (СМИ, социальные медиа)

Рассылка информационных материалов для публикации.

Сбор, проверка и передача в бухгалтерию закрывающих документов и счетов на оплату.

Сбор и проверка отчётности.

Договорная работа

• Корректировка, согласование, подписание, учёт и хранение договоров: оказания услуг, авторских, агентских, с контрагентами и физическими лицами.

CRM/ERP и ЭДО

Работа в CRM/ERP-системах и системах ЭДО.

Проверка счетов, актов, актов сверок.

Контроль закрытия первичной документации, в том числе с использованием ЭЦП.

Документооборот по проектам

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции.

Контроль сроков исполнения.

Отправка и получение оригиналов документов.

Взаимодействие с подразделениями

• Сбор и проверка информации для договоров у юристов, бухгалтерии и креативных команд.

Договорная дисциплина

• Мониторинг сроков действия договоров, пролонгация и расторжение (совместно с юристами).

Отчётность и архив

Ведение реестров договоров.

Подготовка отчётов по запросу руководства.

Формирование архива бумажных и электронных документов.

Коммуникация с контрагентами

• Запрос и проверка документов, переписка, согласование условий, решение оперативных вопросов.

Тендеры и спецпроекты

• Подготовка пакета документов для участия в закупках, конкурсах и рекламных кампаниях (по необходимости, совместно с юристами).

Оптимизация процессов

• Предложения по автоматизации документооборота, шаблонизация типовых договоров, улучшение регламентов работы с документацией.