Старший менеджер в службу протокола

Мы в поисках ответственного Старшего менеджера в службу протокола, которому предстоит:

Пригласительная кампания:

• Подготовка и рассылка официальных пригласительных писем в органы власти, министерства и другим целевым аудиториям;
• Проведение пригласительной кампании:звонки, переписка с помощниками/пресс-службами, согласование дат, форматов и тем выступлений;
• Ведение базы лекторов: актуализация контактов, статусов согласования, фиксация всех договоренностей.

Документооборот:

• Написание и согласование официальных писем (приглашения, благодарности, запросы на согласование участия);
• Подготовка данных для заключения договоров с лекторами (сбор реквизитов, паспортных данных, согласование сумм гонораров);
• Контроль движения договоров (подписание) и сбор закрывающих документов (акты, отчеты) после выступления лектора для передачи в бухгалтерию.

Сопровождение на площадке:

• Контроль организации логистики: билеты, отели, трансферы, согласование спецпропусков и аккредитации автомобилей;
• Личная встреча и сопровождение лекторов на площадке: от зоны высадки до сцены;
• Контроль выполнения технического и бытового райдеров лекторов на площадке;
• Оперативное решение форс-мажоров на площадке в день мероприятия.

У нашего идеального кандидата есть:

• Высшее образование;
• Опыт работы с официальной документацией: написание и согласование официальных деловых писем, понимание структуры и правил протокольной переписки;
• Опыт работы с договорами: понимание жизненного цикла договора (сбор данных, согласование, подписание, получение закрывающих актов/отчетов);
• Умение писать грамотные, вежливые, структурированные письма в органы власти, министерства, администрации и самим лекторами;
• Наличие опыта работы с гостями высокого уровня (губернаторы, министры, руководители федеральных агентств, топ-менеджмент госкорпораций);
• Опыт работы с помощниками высокопоставленных лиц;
• Базовая юридическая грамотность (понимание разницы между видами договоров, умение вычитать договор на предмет критических ошибок до передачи юристам).
• Уверенное владение MS Office (особенно Word для писем и Excel для трекинга статусов), опыт работы в CRM или 1С (ведение баз данных);
• Иметь опыт в организации протокольного сопровождения лекторов на площадке, знание протокольного старшинства.

«Знание» заботится о тебе:

• ДМС со стоматологией после 3-х месяцев работы, врач и дни здоровья в офисе;
• Психолог в офисе/ онлайн;
• Обучение: тренинги, мастер-классы, онлайн-курсы и другие ресурсы для развития;
• Доступ к программе лояльности BestBenefits;
• Карьерный рост с программой «Знание.Лидеры»;
• Яркая корпоративная жизнь: квизы, тимбилдинги дважды в год, спортивные команды по футболу и волейболу, волонтерские проекты, дни донора, летний проект «Каникулы в Знании» и новогодние праздники для детей сотрудников;
• Для твоей семьи – посещение наших мероприятий: кинопоказы, марафоны и встречи с известными лекторами;
• Отдых всей семьей со скидкой 20% в санаторно-курортном комплексе «Знание» в Сочи.