Делопроизводитель/Администратор

О компании ООО «Мой Оператор» — часть группы не банковских активов ПАО "Промсвязьбанк", виртуальный оператор мобильной связи, предлагающий клиентам широкий спектр современных телекоммуникационных продуктов и услуг.

Присоединяйся к нам и стань частью команды, которая меняет рынок!

Кого мы ищем?

Нам нужен надежный «центр управления» офисом. Человек, который одинаково хорошо справляется и с приемом гостей, и с первичной документацией, и с закупкой печенья к чаю. Если вы любите порядок во всем — от папок на полке до расписания руководителя, — это ваша работа.

1. Делопроизводство и Документооборот:

· Входящая/исходящая корреспонденция (письма, счета, закрывающие документы): прием, регистрация, организация подписания и отправки (ЭДО и почта), ведение реестров по видам документов, отслеживание статусов согласования/подписания документов, сроков получения/отправки (для закрывающих документов в соответствии с договорами), сроков согласования и оплаты (для счетов).

· Договорная работа (договоры бизнес-направлений).

· Договорная работа (договоры общехозяйственного направления, например, АХО, СКУД, аренда и уборка офиса, интернет офиса и т.п.).

· Ведение реестра договоров: ведение детального электронного реестра договоров, размещение на общем ресурсе, взаимодействие с кураторами договоров на предмет полноты, достоверности и своевременности отражения в реестре информации о договорах/ДС/заказах и т.п.

· Архивное дело: формирование дел, подшивка документов, обеспечение их сохранности. В том числе ведение электронного архива на сетевом ресурсе/в ИС.
· Подготовка проектов приказов, писем, протоколов совещаний, ведение детальных электронных реестров ОРД и ЛНА.

2. Администрирование и Офис-менеджмент:

· Обеспечение жизнедеятельности офиса: контроль чистоты, работоспособности оргтехники, наличие расходных материалов (канцтовары, вода, хозтовары).
· Взаимодействие с управляющей компанией и подрядчиками (клининг, ремонт, заправка картриджей).
· Организация корпоративных мероприятий, заказ еды/питья для встреч и сотрудников.
· Контроль пропускного режима (выдача пропусков/карточек доступа).

3. Секретарские обязанности:

· Встреча и прием посетителей, клиентов и партнеров (гостеприимство, чай/кофе).
· Прием и распределение входящих звонков, профессиональная голосовая коммутация.
· Ведение графиков встреч и переговоров (помощь руководителю в планировании дня).
· Организация командировок (бронирование билетов, гостиниц, трансфер), оформление авансовых отчетов.

Что важно для успеха:

· Опыт работы на аналогичной позиции от 1 года (опыт работы в крупных холдингах или ИТ-сфере приветствуется).
· Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel — сводные/фильтры, Outlook), знание 1С:Документооборот или Контур/Диадок — обязательно.
· Знание основ делопроизводства (ГОСТы по оформлению документов) и навыки ведения архива.
· Грамотная устная и письменная речь (без ошибок!).
· Пунктуальность, стрессоустойчивость, многозадачность, умение быстро переключаться между задачами.

Приветствуется:

· Опыт работы с ЭЦП.
· Базовые знания гражданского права (в части договорной работы).
· Опыт внедрение электронного документооборота.

Условия и преимущества:

· Официальное трудоустройство и стабильная "белая" зарплата;

· График 5/2, рабочий день с 8:00;

· Возможность работать в гибридном формате или в современном офисе работодателя;

· Интересные задачи, амбициозные проекты и поддержка профессионального роста;

· Дружная команда, открытая к новым идеям и инновациям.