Специалист по закупкам

Специалист по закупкам обеспечивает сопровождение контрактов/заказов с поставщиками на этапах тендера и/или реализации, решая административные, контрактные, финансовые и налоговые вопросы — постоянно взаимодействуя с тендер менеджерами, руководителями проектов (проект-менеджерами) и соответствующими подразделениями компании, как бухгалтерская служба, отдел закупок, юридическая служба и пр.

Обязанности:

Административная поддержка:

· Поиск, оценка и предквалификация потенциальных иностранных и локальных поставщиков;

· Проведение закупочных процедур (запрос коммерческих предложений, проведение переговоров, организация и участие в тендерах) с целью оптимизации стоимости и условий поставки.

· Проведение переговоров с иностранными поставщиками по коммерческим условиям (цена, базис поставки Incoterms, сроки, валюта контракта, гарантии).

· Организация и контроль процедуры форм международных расчетов.

· Обработка, верификация и консолидация заявок на закупку от подразделений компании.

· Формирование и обоснование итоговых рекомендаций по выбору поставщика.

· формирование отчетов касательно размещения и реализации договоров в рамках бизнес-задач.

Контрактная работа:

· взаимодействие с проектными менеджерами и тендер менеджерами в рамках согласования и реализации контракта с поставщиками;

· проверка и редактирование стандартных контрактов, подготовка, составление проектов дополнительных соглашений, спецификаций, приложений и иных документов с поставщиками, и загрузка их в систему управления контрактами - Директум;

· проверка полноты контрактной документации, обеспечение соответствия подготовленных документов требованиям законодательства и внутренним стандартам компании перед загрузкой в систему управления контрактами - Директум;

· контроль за процессом согласования контрактной документации, своевременное предоставление дополнительной информации, документов по запросу согласующих;

· контроль подписания контрактной документации обеими сторонами;

· обеспечение хранения и архивации контрактных документов, ведение реестра документов.

Работа с ERP и производственными системами компании:

· размещение заказов поставщику в системе ERP (1 C "Предприятие"), их разблокировка, внесение и актуализация данных в соответствии с условиями подписанных контрактов, соглашений и т.д.;

· размещение в системе ERP сопутствующих производственных заказов, перемещений, заказов переработчикам на конфигурируемое оборудование и прочих заявок для реализации заказа поставщику в соответствии с "Процедурой по контрактному администрированию";

· размещение потребности на оборудование в системе для его дальнейшего заказа на стороне или перемещения со складов компании;

· контроль за общим проектным складом, за складом по заказам, своевременное оприходование оборудования на складе;

· размещение заявок на корректировку мастер данных по артикулам, наборам, договорам и соглашениям;

· размещение заявок в кредитный контроль на разовую разблокировку заказов для внесения корректировок;

· отслеживание оплат поставщикам по заказам и реализациям, сверка поступлений с условиями договоров, информирование ответственного менеджера;

· закрытие заказов поставщиков в системе после исполнения обязательств по контракту, либо отмена в случае расторжения контракта.

Логистическая поддержка:

· создание заявок на склады компании на подбор оборудования, проверку его наличия и соответствию данным системы (обеспечение взаимодействия между проектным менеджером, клиентом и складом);

· создание в транспортную службу заявок на отгрузку оборудования, как клиенту, так и подрядчику давальческого сырья, контроль за отгрузкой, сроками, выпуском и наличием необходимых документов у транспортной компании (ТН, доверенности и пр.).

Взаимодействие с бухгалтерской службой:

· формирования запросов в бухгалтерскую службу на выпуск актов сверки, счетов-фактур на аванс, предоставление бухгалтерской отчетности по запросу поставщика, проведение взаимозачетов или возврат излишне уплаченных средств поставщику, и пр.;

· предоставление по запросу бухгалтерской службы оригиналов контрактных документов, отгрузочных документов для внутреннего контроля и внешнего аудита (налоговые требования);

· проверка корректности разнесения платежей поставщикам и их соответствия условиям контракта.

Требования:

· знания специфики работы с контрактами поставщиков и основы договорного права, бухгалтерского учета;

· важна внимательность, строгое и своевременное выполнение задач в рамках служебных обязанностей, например, контрактных условий;

· уверенное владение программами MS Office: Word, Excel

· владение навыками работы с корпоративными системами автоматизации работы, как ERP- система «1С:Предприятие», Директум, ЭДО и прочими корпоративными информационными системами;

· базовые знания английского языка, т.к. возможны переписки с иностранными контрагентами

· Оформление в соответствии с трудовым законодательством РФ;

· Конкурентный уровень дохода;

· ДМС (со стоматологией) и страхование от несчастных случаев с первой недели работы;

· Дополнительные оплачиваемые отпуска по семейным обстоятельствам;

· Корпоративная программа скидок и привилегий PrimeZone;

· Мобильная связь, ноутбук для продуктивной работы;

· Возможность вертикального и горизонтального роста, обучение и развитие в компании