Специалист по документообороту и разрешительной документации

Чем предстоит заниматься (обязанности)

1. Оформление документов

• Работа в банками - оформление документов (анкета, заявление, справки и т.д., кроме платежек)
• Выполнять поручения финансового директора.
• Оформлять договоры подряда (с физическими лицами и ИП).

• Готовить и согласовывать дополнительные соглашения.

• Контролировать исполнение обязательств по договорам подряда (сроки, оплаты, закрывающие документы).

• Плотная работа с Банками. Открытие Эскроу счетов, раскрытие Эскроу счетов.

• Много работы по доп соглашениям.

• Много работы с заказчиками и их документами.

2. Разрешительная документация и надзорные органы

• Подавать заявки в Россети на технологическое присоединение (газ, электричество).

• Готовить и направлять уведомления о начале строительства в соответствующие инстанции.

• Подавать уведомления об окончании строительства и получать акты / справки.

• Получать разрешительные документы (разрешение на строительство / ввод и т.д.)

• Взаимодействовать с надзорными органами через портал Госуслуги и другие ведомственные порталы.

• Оформлять сделки на портале Строим.Дом.РФ

• Полное курирование вопросов по документам с заказчиками

3. Документооборот с контрагентами

• Писать письма контрагентам (запросы документов, уточнения, претензии).

• Вести переписку по недостающим / некорректным документам.

• Запрашивать документы у подрядчиков, поставщиков, партнёров.

• Плотная работа с клиентами, запрос докмуентов

4. CRM и внутренний учёт

• Заполнять СРМ по строительству в части, касающейся документов и этапов и т.д.

• Вести учёт обращений, документов, статусов по подключениям и разрешениям.

• Обеспечивать связь между бухгалтерией, стройкой и продажами через CRM.

5. Архив и хранение

• Регулярно подшивать документы в необходимом количестве экземпляров.

• Вести реестры документов.

• Обеспечивать быстрый поиск любого документа (по запросу руководителя, бухгалтера, прораба и т.д.).

Наши условия

• График: 5/2, работа в офисе.

• Оплата: оклад

• Оформление: ТК РФ

• Рабочее место: оборудованный компьютер / ноутбук, доступ к принтеру / сканеру, CRM, госуслугам, электронной почте.

Требования к кандидату

Обязательно:

• Опыт работы с оформлением документов.

• быстрая обучаемость и умение быстро работать на компьютере

• Знание форматов файла и умение их изменять, сжимать, архивировать.

• Желательно знание договорной работы (подряды, допсоглашения).

• Умение работать с порталом Госуслуги (юридическое лицо / ИП).

• Понимание процесса технологического присоединения (Россети) — или быстрая обучаемость.

• Умение быстро начать работать с новыми программными продуктами

• Внимательность, аккуратность, системность.

• Уверенный пользователь ПК (Word, Excel, почта, сканер/принтер).

Будет плюсом:

• Опыт в строительной компании или в ИЖС.

• Навык работы с электронной подписью (КЭП).

• Юридическая или бухгалтерская «насмотренность».