Travel ассистент с функцией офис-менеджера

О роли. Небольшой family office ищет организованного, проактивного и внимательного к деталям специалиста на позицию Travel Assistant с функциями Office Manager. Вы станете ключевым звеном, обеспечивающим комфорт, мобильность и бесперебойную работу офиса для семьи и её команды.

Идеальный кандидат — человек, который любит порядок, умеет работать с людьми разного уровня, не теряется в форс-мажорах и способен держать в голове десятки задач одновременно, не забывая ни об одной.

Работа в паре с бизнес-ассистентом собственника компании.

Ключевые обязанности:

Travel-поддержка (80%):

· Планирование и бронирование международных и внутренних поездок: авиабилеты, отели, трансферы, аренда авто, частная авиация;

· Разработка детальных маршрутов и travel-программ с учётом предпочтений и графика семьи;

· Оформление виз, страховок, подготовка всех необходимых документов;

· Взаимодействие с консьерж-сервисами, ресторанами, гидами и поставщиками услуг;

· Оперативное решение проблем в пути: задержки, отмены, изменения планов (24/7 в критических ситуациях);

· Ведение бюджета поездок и последующая отчётность.

Офис-менеджмент (20%):

· Обеспечение жизнедеятельности офиса: закупки, канцелярия, вода, кофе, расходные материалы;

· Взаимодействие с арендодателем, клининговыми и техническими службами;

· Ведение документооборота, работа с курьерами и почтой;

· Помощь в организации встреч, приёмов гостей, небольших мероприятий;

· Координация подрядчиков (IT, ремонт, доставка);

· Поддержка руководителя в административных вопросах.

Требования:

· Опыт 3–5 лет в роли travel-ассистента, офис-менеджера, персонального ассистента или в туристической сфере (premium-сегмент);

· Английский язык — intermediate;

· Опыт самостоятельного планирования сложных маршрутов и бронирований;

· Отличные навыки работы с Google Workspace / MS Office, сервисами бронирования;

· Стрессоустойчивость, гибкость, умение работать в режиме многозадачности;

· Высокий уровень конфиденциальности и тактичности;

· Проактивность.

Личные качества:

· Внимание к деталям и педантичность;

· Способность сохранять спокойствие в нестандартных ситуациях;

· Сильные коммуникативные навыки и чувство такта;

· Ответственность и чувство собственности к своей работе;

· Гибкость к меняющимся приоритетам.

Условия:

· Работа в небольшой стабильной команде family office;

· Конкурентная зарплата по итогам собеседования;

· График: 5/2, офис.