Секретарь/Офис-менеджер

Секретарь/Офис‑менеджер — организуем комфорт и порядок в большом офисе

Мы ищем внимательного и собранного офис‑менеджера, который станет «нервной системой» нашего офиса. Именно вы будете отвечать за то, чтобы всё работало чётко: от канцелярии и кофе до документооборота и переговорных. Ваша работа — это фундамент, на котором строится продуктивность всей команды.

Что нужно будет делать:

• Обеспечивать офис всем необходимым. Своевременно заказывать канцелярию, расходники, чай, кофе и хозтовары — чтобы у коллег всегда были под рукой все нужные мелочи.
• Держать офис в порядке. Контролировать чистоту в рабочих зонах и переговорных, координировать работу уборщицы, фиксировать недочёты и следить, чтобы они оперативно устранялись.
• Следить за техникой. Поддерживать чистоту и исправность офисной техники в зоне ответственности (в том числе кофемашин): выполнять базовую очистку по регламенту и вовремя сообщать о поломках.
• Вести документооборот. Принимать, регистрировать и распределять входящую и исходящую корреспонденцию, отслеживать отправку и получение документов, контролировать наличие закрывающих документов.
• Работать с обращениями. Принимать и распределять входящие звонки, консультировать текущих и потенциальных клиентов по базовым вопросам, грамотно маршрутизировать сложные запросы нужным сотрудникам.
• Поддерживать работу команды и руководителей. Выполнять поручения, готовить материалы для совещаний, при необходимости организовывать встречи и командировки, координировать использование переговорных комнат.
• Создавать комфортную атмосферу для сотрудников и гостей. Сервировать чай и кофе, поддерживать порядок в зоне приёма посетителей.

Кого мы ищем

Нам подойдёт кандидат с опытом административной поддержки и организации работы офиса от 1,5 лет. Главное — умение держать под контролем множество задач и быстро встраиваться в процессы.

Мы ждём, что вы:

• умеете расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности;
• внимательны к деталям и ответственны — от этого зависит слаженность офисных процессов;
• грамотно говорите и пишете, легко находите общий язык с людьми;
• спокойно взаимодействуете с разными подразделениями, а также с подрядчиками — курьерами, поставщиками, клининговой службой.

Какие навыки и инструменты важны

• Уверенное владение MS Office (Word, Excel) и почтовыми программами — для работы с документами, таблицами учёта и электронной перепиской.
• Опыт работы с системами электронного документооборота или CRM/корпоративными порталами (например, Битрикс24) будет преимуществом.
• Базовые навыки работы с принтерами, МФУ и другой простой офисной техникой.
• Умение вести простые реестры и учёт — например, расход материалов, заказы, сроки исполнения задач.

Условия работы

• Официальное трудоустройство по ТК РФ.
• Достойный доход.
• Скидки и бонусы от компаний‑партнёров: фитнес, бассейн, стоматология, курсы английского языка и др.
• Чай и кофе для сотрудников без ограничений.
• Комфортный офис в центре Москвы.
• График 5/2: на выбор — с 9:00 до 18:00 или с 10:00 до 19:00.
• Дружный коллектив и возможность роста внутри компании.

Если вы любите порядок, умеете превращать хаос в систему и хотите быть тем человеком, благодаря которому офис работает как часы, — присылайте резюме! Будем рады рассмотреть ваш отклик. 😊