Администратор по документообороту и поддержке руководителя (Москва-Сити)

К нашим партнерам ищем ответственного сотрудника, который возьмёт на себя внутренний документооборот и общие административные вопросы IT-компании, а также будет постоянно помогать исполнительному директору.

На старте основная задача - завершить организацию процессов в новой системе документооборота (собственная разработка на базе СЭД). Далее, поддерживать их работу и самостоятельно закрывать текущие административные задачи и поручения руководителя.

Это не роль «секретаря на ресепшене». Это позиция администратора процессов, который координирует участников без прямого подчинения и доводит задачи до результата.

Чем предстоит заниматься:

Документооборот (основной блок на старте):

• Завершить формирование регламентов и маршрутов согласования договоров, актов, внутренних приказов и корреспонденции вместе с юристами, бухгалтерией и инициаторами документов.
• Сформулировать задачи разработчикам внутренней системы, проверить настройки на рабочих примерах и организовать устранение замечаний.
• Следить за движением документов и сроками согласования, напоминать участникам, выяснять причины задержек и добиваться выполнения необходимых действий.
• Организовать регистрацию, поиск и хранение документов: связь с договором, сделкой или проектом, учёт актуальных версий, подписанных экземпляров и оригиналов.
• Готовить документы к подписанию, организовывать получение подписи, отправку и получение корреспонденции.

Общие административные вопросы:

• Сопровождать договоры субаренды двух офисов, такси, курьерских и общих офисных услуг: контролировать сроки, получение счетов, их передачу на оплату и сбор закрывающих документов.
• Организовывать закупку мебели, расходников и других общих офисных потребностей в пределах бюджета: выбор поставщика, заказ, доставка и приёмка.
• Координировать офис-менеджера, АХО и IT-службу головной компании по пропускам, встречам, доставкам и офисным неполадкам; при необходимости привлекать внешних исполнителей.

Постоянная помощь исполнительному директору:

• Организовывать встречи, вести календарь, уточнять участников и повестку, согласовывать переносы и поддерживать деловую переписку.
• Готовить по вводным письма, справки, таблицы, базовые слайды и краткие протоколы; превращать голосовые поручения в понятные задачи.
• Запрашивать статусы по поручениям руководителя, напоминать исполнителям и сообщать о задержках.
• Организовывать поездки руководителя и выполнять небольшие личные поручения: билеты, бронирования, запись в сервис и необходимые звонки.

Что для нас важно:

• Опыт релевантной административной, проектной или документной работы от 1 года.
• Опыт работы в СЭД от 1 года. Понимание полного цикла договора: инициатор — согласование — подпись — архив.
• Практика координации участников и поддержания порядка в документах. Достаточно участия в организации процесса под руководством более опытного коллеги.
• Уверенная работа на компьютере: почта, календарь, файлы и рабочие сервисы.
• Word — грамотный текст с единым оформлением.
• Excel или Google Таблицы — создание и оформление базовой таблицы, форматы данных, сортировка, фильтры, предоставление онлайн-доступа.
• Умение собрать простые читаемые слайды в PowerPoint, Canva или аналогичном инструменте.
• Хотя бы базовый практический опыт использования ИИ или других средств автоматизации своей работы.
• Доброжелательная деловая коммуникация, готовность позвонить и договориться, тактичная настойчивость, аккуратность и соблюдение конфиденциальности.
• Координация людей без прямого подчинения: напоминания, эскалация, доведение до результата.
• Инициатива в текущих вопросах, самостоятельность в пределах полномочий.
• Готовность к гибриду и вечерней связи (вне рабочего времени).
• Высшее образование.

Условия работы:

• Прямое подчинение исполнительному директору и поддержка одного руководителя.

• Работа в IT-аккредитованной Компании, ДМС через 3 месяца работы.

• Офис Москва-Сити. Гибридный формат с присутствием минимум три дня в неделю, офисные дни планируются под задачи, документы и встречи.

• Заработная плата: 250 000 рублей в месяц до вычета НДФЛ. Итоговые условия обсуждаются с кандидатом.

• На начальном этапе больше работы по завершению административных процессов и документооборота. В этот период объём личных поручений руководителя будет сокращён.

• Возможны вечерние задачи, ориентировочно несколько раз в месяц, не более 10 часов в месяц. Большинство короткие; окно связи обсуждаются заранее. Несрочные поручения выполняются на следующий рабочий день.

• Самостоятельность в административных вопросах и возможность предлагать улучшения.

• Расширение роли и команды возможно по мере развития бизнеса.

Мы предлагаем самостоятельность в административных вопросах, гибридный формат и прямую работу с исполнительным директором. На старте будет много интересной работы по завершению настройки документооборота - это не рутина, а возможность выстроить процессы под себя.

Откликайтесь - обсудим детали.