Главный специалист административной поддержки

🚀 Лидерство и развитие команды

* Выстраивать работу команды помощников руководителей: распределять нагрузку, устанавливать приоритеты, контролировать сроки и качество выполнения задач;

* Выполнять роль «играющего тренера»: помогать в решении сложных и нестандартных задач, обучать и наставлять сотрудников;

* Проводить оценку качества работы, давать развивающую обратную связь и участвовать в постановке целей команде;

* Замещать помощника руководителя на период отпусков, больничных и иных отсутствий, обеспечивая непрерывность поддержки закрепленного руководителя.

⚙️ Стандарты и процессы

* Формировать и поддерживать единые стандарты административной поддержки (календари, встречи, протоколы, коммуникации);

* Выявлять узкие места в административных процессах, инициировать и внедрять улучшения;

* Организовывать документооборот по направлению: регистрацию, согласование, визирование, передачу, хранение и контроль исполнения документов и поручений;

* Готовить статусы, напоминания и эскалации.

📅 Операционная поддержка

* Обработка документов, поступивших на согласование в ЭДО, внесение корректировок и направление на дальнейшей согласование;

* Регистрация входящих/исходящих документов;

* Работа с курьерами и курьерскими службами;

* Ведение календаря руководителя;

* Подготовка встреч, переговоров, совещаний, презентаций, требующих участия руководителя;

* Оформление заявок на командировки/подготовка отчетов о командировкам.

* Координировать взаимодействие с другими подразделениями компании по вопросам согласований и подготовки информации.