Координатор проекта / специалист по документообороту

Координатор проекта / специалист по документообороту

Москва, работа в офисе, постоянный договор

Ищем координатора проекта, который берёт на себя документооборот и организацию работы команды руководителей строительных проектов.

Обязанности:

• Вести проектный архив: структура папок, нумерация, реестры входящих и исходящих документов, контроль версий.
• Вести реестры чертежей, технической документации, заявок на согласование материалов и запросов на разъяснение, следить за замечаниями, согласованиями и сроками ответов.
• Вести проектную переписку и обмен документами с подрядчиками, консультантами и поставщиками.
• Хранить договоры, дополнительные соглашения, заказы, счета и акты, проверять комплектность и подписи вместе с закупками и финансами.
• Собирать исполнительную документацию и пакеты документов для передачи объекта.
• Организовывать встречи, вести протоколы и календарь, отслеживать поручения и сроки, готовить письма, отчёты и презентации.
• Организовывать командировки сотрудников и приглашённых специалистов: билеты, гостиницы, трансферы, приглашения для виз.
• Готовить отчёты о статусе документов и списки просроченных согласований.

Требования:

• Английский язык от уровня B2
• Опыт работы специалистом по документообороту или координатором проекта в девелопменте, строительстве или проектном институте.
• Знание строительной документации: чертежи, техническая документация, запросы на разъяснение, исполнительная документация, документы для передачи объекта.
• Хороший английский для деловой переписки и общения.
• Уверенная работа в Word, Excel, Outlook и с PDF, опыт работы с системами электронного документооборота.
• Организованность, внимание к деталям, умение вести реестры и держать сроки при большом потоке документов.
• Базовое понимание договорных и финансовых документов: договоры, счета, акты.

Будет плюсом:

• Опыт организации командировок и визовой поддержки.
• Знание системы Docflow.

• 1С Документооборот