Офис-менеджер / Административный специалист с функциями документооборота

Наш клиент — стабильная компания, работающая с корпоративными заказчиками и партнерами. В связи с развитием административных процессов ищем специалиста, который обеспечит порядок в документах, организует работу офиса и поможет команде своевременно решать текущие организационные задачи.

Ищем внимательного и самостоятельного человека, который умеет работать с большим количеством документов, контролировать сроки и доводить задачи до результата без постоянных напоминаний.

Обязанности:

Документооборот и корреспонденция

• Вести входящий и исходящий документооборот: регистрация, учет, хранение и архивирование документов.
• Работать с первичными бухгалтерскими документами: счетами, актами, УПД; проверять реквизиты и комплектность, контролировать получение и возврат.
• Организовывать почтовые отправления от юридического лица: готовить документы, оформлять письма и описи вложения, вести реестры и отслеживать доставку.
• Взаимодействовать с курьерскими службами, контрагентами и партнерами, вести деловую переписку.

Административная поддержка офиса

• Обеспечивать офис необходимыми расходными и хозяйственными материалами.
• Взаимодействовать с управляющими и техническими службами здания.
• Контролировать состояние офисной техники и организацию ее обслуживания.
• Встречать посетителей, принимать звонки и решать текущие административные вопросы.

Поддержка команды

• Помогать коллегам в подготовке и обработке документов.
• Вести и актуализировать платежный календарь, контролировать своевременную передачу счетов на оплату.
• Собирать информацию по задачам и проектам, отслеживать статусы и сроки.
• Готовить таблицы, простые отчеты и презентационные материалы.
• Выполнять административные поручения и контролировать их завершение.

• Опыт работы от 2 лет офис-менеджером, административным специалистом, делопроизводителем или помощником руководителя.
• Практический опыт работы с первичной документацией: счета, акты, УПД и аналогичные документы.
• Уверенное владение MS Office, особенно Excel и Word.
• Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки.
• Умение организовывать свою работу, расставлять приоритеты и соблюдать сроки.
• Готовность самостоятельно взаимодействовать с коллегами и контрагентами по телефону, электронной почте и в мессенджерах.

Будет преимуществом:

• Опыт регулярных почтовых отправлений от юридического лица, оформления описей вложения и реестров.
• Знание ЭДО.
• Опыт работы с Google Таблицами и Google Презентациями.

Какой специалист нам подойдет? Человек, который любит порядок в документах и процессах, внимателен к деталям и не теряет задачи из виду. Важно не бояться уточнять информацию, самостоятельно добиваться обратной связи и заранее сообщать о возможных задержках.

• Заработная плата до 80 000 ₽, итоговый уровень обсуждается с учетом опыта и компетенций.
• Официальное трудоустройство по ТК РФ.
• График 5/2, с 09:00 до 18:00.
• Гибридный формат: 4 дня в офисе, 1 день удаленно.
• Комфортный офис в центральной части Москвы, в пешей доступности от метро.
• Дружная команда, поддержка коллег и понятные рабочие процессы.
• Возможность предлагать улучшения и участвовать в оптимизации административных процессов.

Если вам близок системный подход, вы любите порядок в документах и умеете организовывать работу так, чтобы ничего не терялось и выполнялось в срок, будем рады знакомству!

Откликайтесь — расскажем подробнее о компании и задачах на первом этапе общения.