Офис-менеджер

Чем предстоит заниматься

Административная поддержка офиса:

• обеспечивать жизнедеятельность офиса: заказывать канцелярские товары, расходные материалы, хозтовары, воду, чай/кофе и т. п.;
• контролировать остатки запасов и своевременно формировать заявки поставщикам;
• взаимодействовать с подрядчиками (клининг, курьерские службы, техобслуживание оргтехники и др.);
• принимать и распределять входящую корреспонденцию, вести учёт исходящих писем, организовывать отправку почтой и курьерскими службами.

Работа с оргтехникой и документооборотом:

• уверенно пользоваться МФУ, сканером, принтером, факсом: выполнять копирование, сканирование, печать, устранять типовые ошибки (замятие бумаги, отсутствие тонера и т. д.);
• подготавливать документы к архивации, вести номенклатуру дел, поддерживать порядок в бумажных и электронных архивах;
• оформлять простые внутренние документы (служебные записки, заявки, акты приёма‑передачи и т. п.).

Помощь бухгалтеру:

• формировать первичные документы по шаблонам (акты, накладные, счета‑фактуры) и проверять их на соответствие реквизитам;
• собирать и систематизировать подтверждающие документы от поставщиков и подрядчиков (чеки, акты, УПД, счета);
• сканировать и загружать первичку в учётную систему (1С, ЭДО и др.), следить за полнотой комплекта документов;
• участвовать в инвентаризации ТМЦ в офисе: фиксировать остатки, сверять с данными учёта, оформлять акты;
• помогать в подготовке пакета документов для сдачи отчётности (сортировка, проверка комплектности).

Организационная поддержка:

• встречать посетителей, помогать с навигацией по офису, обеспечивать кофе‑брейк при необходимости;
• вести календарь общих событий офиса, помогать в организации внутренних мероприятий;
• выполнять поручения руководства в рамках должностных обязанностей.

Что мы ждём от кандидата

• опыт работы офис‑менеджером, администратором или помощником бухгалтера — от 6 месяцев (рассматриваем и без опыта при готовности быстро обучаться);
• уверенное владение MS Office (Word, Excel), навыки работы с электронной почтой и облачными хранилищами;
• опыт работы в 1С или готовность освоить базовые операции;
• понимание принципов документооборота и правил оформления первичных документов;
• умение обращаться с офисной оргтехникой (МФУ, сканер, принтер);
• внимательность, аккуратность, умение расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности;
• грамотная устная и письменная речь, доброжелательность и клиентоориентированность.

Условия работы

• официальное трудоустройство по ТК РФ;
• оборудованное рабочее место, доступ к необходимой оргтехнике и программам;
• понятные процессы и поддержка коллег, в том числе бухгалтера;