Офис-менеджер в агентство недвижимости "АЯКС"

Мы — динамично развивающееся агентство недвижимости "АЯКС" в Донецкой Народной Республике, которое помогает клиентам находить жильё мечты и совершать сделки без стресса. Сейчас мы ищем ответственного, энергичного и клиентоориентированного офис‑менеджера, который станет «сердцем» нашего офиса и поможет команде работать как единый механизм.

Что предстоит делать:

• Организовывать работу офиса: отвечать за открытие/закрытие офиса, обеспечивать бесперебойную работу оргтехники, заказывать канцтовары, расходные материалы, воду, кофе, чай и всё, что нужно для комфортной работы команды
• Встречать гостей и клиентов: создавать приятное первое впечатление, помогать сориентироваться, предлагать напитки, фиксировать визиты, распределять поток посетителей между агентами
• Вести документооборот: регистрировать входящие и исходящие документы, сканировать, копировать, систематизировать архивы, контролировать сроки хранения, помогать агентам с подготовкой пакетов документов для сделок
• Поддерживать связь: принимать и распределять входящие звонки, вести журнал обращений, отвечать на типовые запросы по почте и в мессенджерах, оперативно передавать срочные сообщения ответственным лицам
• Координировать внутренние процессы: помогать в организации совещаний и планерок (бронирование переговорных, подготовка материалов, кофе‑брейк), вести календарь встреч, напоминать о дедлайнах
• Взаимодействовать с подрядчиками и сервисами: контролировать работу клининга, курьеров, сервисных служб, оформлять заявки, отслеживать статусы, проверять акты выполненных работ
• Участвовать в поддержании корпоративного стиля и атмосферы: следить за порядком и чистотой в офисе, помогать в подготовке к корпоративным мероприятиям, участвовать в формировании дружелюбной среды для сотрудников и клиентов

Мы ждём, что у вас есть:

• Опыт работы офис‑менеджером или администратором от 1 года (желательно в сфере услуг или недвижимости)
• Уверенное владение MS Office (Word, Excel), Google Docs, календарями и системами документооборота
• Отличные коммуникационные навыки: умение спокойно и вежливо общаться с разными людьми, сглаживать напряжённые моменты, чётко формулировать мысли
• Организованность, внимание к деталям, способность держать в голове несколько задач и не терять их
• Готовность работать в динамичной среде, где планы могут меняться в течение дня
• Ответственность и проактивность: не ждать указаний, а замечать, где нужна помощь, и предлагать решения

Будет плюсом:

• Знание CRM‑систем
• Опыт взаимодействия с курьерскими и клининговыми службами, поставщиками канцтоваров и бытовой химии
• Понимание специфики работы агентства недвижимости (этапы сделки, пакет документов, взаимодействие с юристами, банками и нотариусами).

Что мы предлагаем:

• Стабильную работу в надёжной компании с прозрачной системой оплаты труда: фиксированный оклад + квартальные бонусы за эффективную организацию процессов
• Удобный график: 5/2, с 9:00 до 18:00 (возможны небольшие корректировки по согласованию)
• Комфортный современный офис в центре Донецка с оборудованными рабочими местами
• Возможности для профессионального роста: внутренние тренинги, участие в проектах компании, наставничество от руководителей отделов
• Дружный коллектив, где ценят инициативу и поддерживают друг друга
• Корпоративные мероприятия, поздравления с праздниками, подарки сотрудникам и их детям

Почему стоит выбрать нас:

В «АЯКС|Донецк» офис‑менеджер — не просто администратор, а ключевой человек, который влияет на эффективность всей команды и на впечатление клиентов о компании. Вы будете видеть результаты своей работы каждый день: от идеально подготовленного пакета документов до благодарной улыбки клиента, которому вы помогли сориентироваться. Мы ценим вовлечённость и готовы вкладываться в развитие тех, кто разделяет наши ценности.