Специалист по контролю управления документооборота

Участвовать в подготовке предложений по совершенствованию процессов делопроизводства, разработке мероприятий по рационализации документооборота.

Участвовать в разработке схем движения различных видов документов, шаблонов документов и альбома унифицированных форм документов Общества.

Проверять правильность оформления исходящих и распорядительных документов и их комплектности.

Обеспечивать ведение единой базы входящих, исходящих, внутренних документов в системе электронного документооборота.

Регистрировать входящие и исходящие документы, распорядительные документы, в том числе содержащие конфиденциальную информацию, обеспечивать их отправку на исполнение и ознакомление работникам Общества, а также адресатам.

Обеспечивать контроль за исполнением резолюций и поручений генерального директора Общества по входящим документам, протоколам рабочих совещаний у генерального директора, а именно осуществлять ежедневный мониторинг статуса поручений, отправку уведомлений исполнителям до окончания срока исполнения, фиксацию результатов исполнения.

Подготавливать отчетность по исполнительской дисциплине, по исполнению поручений руководства, данных по документам, а также по объему документооборота.

Осуществлять работы по регистрации, учету, передаче в соответствующие структурные подразделения печатей и штампов Общества, а также по их хранению и уничтожению.

Участвовать в разработке инструкции по делопроизводству, а также других локальных нормативных актов по вопросам делопроизводства.

Участвовать во внедрении, совершенствовании и доработке СЭД Общества; вносить предложения в документацию по внедрению и настройке СЭД; контролировать исполнение требований ТЗ контрагентами по внедрению СЭД.

Подготавливать и оформлять документы, в том числе договорную документацию, в части, касающейся деятельности Управления.

Доставлять конфиденциальную корреспонденцию контрагентам по Москве.

Формировать архивные дела

Опыт работы не менее 1,5 лет в сфере делопроизводства или государственного управления;

Знание основ делопроизводства;

Знание методов обработки документов;

Знание основ деловой этики и эстетики;

Знание правил делового общения и переписки;

Умение работать в условиях многозадачности и с большими объемами информации.