Операционный менеджер

О нас:

iSmart — образовательная платформа для школьников с адаптивным обучением на базе ИИ. Мы резиденты Сколково и аккредитованная ИТ-компания. Сейчас нас более 120 человек и мы продолжаем расти, запускать новые направления и развиваться.

Мы быстро растем и нам нужен Операционный менеджер, который наведёт порядок в документообороте и выстроит процессы так, чтобы они работали без ручного контроля.

Чем предстоит заниматься:

Документооборот

• Провести аудит текущего документооборота по двум юрлицам компании (ООО и АНО): какие документы есть, где хранятся, кто согласует и подписывает
• Довести до рабочего состояния ЭДО (СБИС) с контрагентами
• Вести реестр договоров, контролировать сроки, пролонгации и закрывающие документы совместно с бухгалтерией и юристом

Внешние исполнители и комплаенс

• Контролировать налоговый статус исполнителей и чеки самозанятых, согласия на обработку персональных данных и сроки хранения документов
• Собирать договорные досье для проверок и аудитов

Внутренние процессы

• Описать ключевые сквозные процессы as is --> to be: заявки, закупки, согласования, работа с подрядчиками
• Автоматизировать существующие процессы в Яндекс Трекере
• Писать короткие понятные регламенты и следить, чтобы ими пользовались

Административная поддержка

• Координировать смежные отделы на стыках: бухгалтерия, юрист, HR, руководители направлений
• Вести операционные проекты: внедрение новых сервисов, переход на новые форматы работы

Что для нас важно:

• Опыт от 3-х лет в роли операционного менеджера
• Опыт выстраивания документооборота с нуля или его полной перестройки — с измеримым результатом
• Уверенная работа с таск-трекерами (Яндекс Трекер, Jira, Kaiten) и Google Таблицами / Excel
• Наличие реального опыта автоматизации рутинных процессов (no-code, интеграции, ИИ-инструменты)
• Практика работы с ЭДО (СБИС, Диадок или аналоги)
• Умение описывать процессы (BPMN или простые схемы) и превращать их в регламенты на одну-две страницы
• Системность, самостоятельность, готовность договариваться с людьми, а не только писать инструкции

Мы предлагаем:

• Роль с реальным влиянием. Вы решаете, как будет устроена договорная и операционная работа на 120+ человек, и видите результат своих решений уже в первые месяцы
• Свободу автоматизировать. Основа уже есть — СБИС, Яндекс Трекер. Ваша задача не тушить пожары, а убирать ручную рутину и внедрять no-code и ИИ-инструменты
• Короткие решения. Прямая связь с COO и управляющим директором, без многоуровневых согласований
• Продукт со смыслом. Ваша работа помогает тысячам школьников по всей стране учиться с адаптивной ИИ-платформой
• Растущую компанию. Мы запускаем новые направления — вместе с ними растёт и зона вашей ответственности
• Удалённую работу из любого города России с графиком по МСК