Офис-менеджер с функциями делопроизводителя

Обязанности:

• Организация делопроизводства в Компании (регистрация входящей/исходящей документации, подготовка документов к подписанию, архивирование и т.д.)
• Контроль состояния помещений, мебели, оргтехники, климатических систем (кондиционеры, отопление, вентиляция), освещения
• Взаимодействие с арендодателем, управляющей компанией и эксплуатирующими службами
• Организация ремонта и обслуживания, вызов подрядчиков, приёмка выполненных работ
• Создание заявок на закупку канцелярии, воды, кофе, чая, хозяйственных и расходных материалов и учет.

• Поиск поставщиков, сравнение цен, заключение и сопровождение договоров
• Создание заявок на закупку расходных материалов для принтеров и оргтехники.

• Организация и контроль уборки, вывоза мусора, дезинсекции
• Поддержание порядка в переговорных, кухне, санузлах и зонах отдыха

• Организация приёма и отправки корреспонденции
• Организация пропускного режима, встреча гостей
• Бронирование переговорных, организация встреч и корпоративных мероприятий
• Заказ транспорта, организация командировок (по необходимости)
• Взаимодействие с IT-службой по заявкам сотрудников

• Ведение реестра имущества и инвентаризация
• Учёт договоров с подрядчиками, контроль сроков и оплат
• Подготовка отчётов по хозяйственным расходам

Требования

• Опыт работы офис-менеджером или административным специалистом от 1–2 лет
• Опыт взаимодействия с подрядчиками и поставщиками
• Уверенное владение MS Office (Excel, Word), офисной техникой
• Грамотная устная и письменная речь
• Организованность, ответственность, внимание к деталям
• Стрессоустойчивость и умение быстро решать нештатные ситуации
• Клиентоориентированность и коммуникабельность

Будет плюсом:

• Знание основ охраны труда и пожарной безопасности
• Опыт работы с системами учёта заявок (helpdesk)
• Базовые технические навыки (мелкий ремонт, подключение техники)

Условия:

• Трудоустройство по ТК, официальная заработная плата.

• График работы с 9.00 до 18.00 часов/с 8.00 до 17.00 часов.

• Место работы - в г. Долгопрудный.

• Бесплатная парковка.