Помощник руководителя /офис-менеджер

Кто нам нужен

Коллега, который сумеет держать в голове сразу несколько вещей — и при этом не терять улыбку. Вы будете щитом для руководителя: закрывать его от лишней суеты и рутины, чтобы он тратил время на стратегию, а не на детали. И одновременно — пульсом офиса: чтобы всё работало, от кофемашины до корпоратива.

О нас

Мы — компания с многолетним опытом работы. В команде много коллег, которые с нами не первый год: они знают, как всё устроено, и умеют делать стабильно. Процессы уже работают, но мы не любим застывать: если видите, как сделать удобнее — расскажите.

Что будете делать:

• Быть опорой для руководителя. Вести календарь, планировать встречи, готовить презентации, фиксировать договорённости, напоминать о важном (и о неважном тоже — иначе оно превращается в срочное). Оказывать Travel и визовую поддержку руководителя и его семьи. Ваша задача — снять с руководителя всё, что можно делегировать, чтобы он фокусировался на стратегии.
• Организовывать комфортное рабочее окружение руководителя. Учитывать его предпочтения в питании: вовремя позаботиться о перекусах, подать чай или кофе в нужный момент, заказать обед с учётом его пожеланий. Это не про «покормить», а про то, чтобы у руководителя не отвлекали бытовые мелочи.
• Координировать работу водителя руководителя. Контролировать график подачи машины, согласовывать маршруты, отслеживать своевременность выездов и оперативно решать возникающие вопросы — чтобы логистика была предсказуемой и без сбоев.
• Управлять офисной жизнью. Следить за канцтоварами и расходниками, контролировать клининг, решать бытовые вопросы до того, как они станут проблемой. Если заканчивается бумага или ломается кофемашина — вы об этом узнаете первыми и всё исправите.
• Обеспечивать офис расходниками для кухни и зоны гостеприимства. Своевременно заказывать воду, чай, кофе, сахар и другие базовые позиции — чтобы в офисе всегда было чем угостить гостя и чем взбодриться самому. Контролировать остатки и сроки, выстраивать удобную систему учёта, чтобы закупки были регулярными, а не «авралами».
• Создавать хорошее первое впечатление. Встречать гостей и партнёров, сопровождать их, обеспечивать сервис на уровне, который запоминается. Вы — лицо компании в первые минуты знакомства.
• Организовывать события без стресса. Помогать с корпоративами и внутренними мероприятиями: согласовывать площадки, тайминги, детали. Чтобы всё прошло ровно, а команда потом говорила: «Как классно всё было организовано!»

Кого мы ищем

• Опыт работы помощником руководителя или офис‑менеджером от 3 лет.
• Уверенное владение Word, Excel, PowerPoint.
• Грамотная устная и письменная речь: вы будете много писать общаться и каждое слово должно быть точным.
• Проактивность и внимание к деталям: не ждать, пока что‑то сломается, а замечать и организовывать ремонт заранее.
• Многозадачность и стрессоустойчивость: умеете расставлять приоритеты и держать фокус, когда падает несколько срочных запросов одновременно.

Что предлагаем

• Офис в районе метро Октябрьская;
• Формат офиса - кабинеты, не open space;
• Оформление по ТК;
• Пятидневная рабочая неделя.
• График работы 10.30 - 19.30

Уважаемые кандидаты! Указывайте свои зарплатные ожидания в сопроводительном письме, экономьте наше с вами время!