Бизнес ассистент

Бизнес-ассистент руководителя

В команду сети городских кафе «На Сковородках» ищем бизнес-ассистента для работы непосредственно с руководителем компании.

Ищем организованного и самостоятельного человека, который поможет руководителю с текущими бизнес-процессами: документами, отчётностью, координацией встреч, контролем задач и взаимодействием с сотрудниками и подрядчиками.

Чем предстоит заниматься

Организационное сопровождение сделок

Отдел продаж полностью ведёт клиента до заключения договора. Продавать, проводить переговоры и искать инвесторов не нужно.

После заключения договора задача бизнес-ассистента:

— связаться с участниками уже согласованной сделки

— подобрать и согласовать удобную дату и время проведения сделки

— записать стороны к нотариусу

— уточнить перечень необходимых документов

— собрать и подготовить документы для проведения сделки

— проконтролировать, чтобы к назначенной дате всё было готово

— вести внутренний реестр проведённых и предстоящих сделок

Отчётность и работа с данными

— Собирать статистику и основные показатели компании

— Формировать таблицы, сводки и отчёты для руководителя

— Собирать информацию по выручке, расходам, прибыли и другим показателям

— Подготавливать регулярную отчётную документацию для действующих партнёров и инвесторов по готовым данным компании

— Следить за своевременным предоставлением необходимой информации ответственными сотрудниками

— Собирать дополнительную информацию и аналитику по запросу руководителя

Контроль задач

— Фиксировать поручения руководителя и договорённости по итогам встреч

— Контролировать ответственных и сроки выполнения

— Самостоятельно запрашивать статусы по поставленным задачам

— Напоминать сотрудникам о дедлайнах

— Информировать руководителя о просроченных или проблемных вопросах

— Вести календарь текущих задач и важных сроков

Работа с подрядчиками

— Взаимодействовать с действующими подрядчиками компании

— Передавать задачи и контролировать сроки их выполнения

— Запрашивать коммерческие предложения

— При необходимости находить новых исполнителей

— Собирать и систематизировать полученную информацию для руководителя

Документооборот

— Вести договоры, счета, акты и другую рабочую документацию

— Поддерживать порядок в электронном архиве компании

— Взаимодействовать с бухгалтерией, юристами и другими специалистами

— Контролировать получение, подписание и передачу необходимых документов

Помощь руководителю

— Вести рабочий календарь

— Организовывать встречи и переговоры

— Подготавливать необходимые материалы к встречам

— Фиксировать основные договорённости по итогам совещаний

— Выполнять текущие бизнес-поручения руководителя

— Помогать собирать информацию, когда необходимо быстро разобраться в каком-либо вопросе

Что для нас важно

— Организованность и внимательность

— Ответственное отношение к документам и срокам

— Умение самостоятельно доводить задачи до результата

— Грамотная устная и письменная речь

— Уверенная работа с Excel / Google Таблицами

— Базовое понимание работы с CRM и электронными документами либо готовность быстро разобраться

— Умение спокойно общаться с разными людьми: сотрудниками, нотариусами, подрядчиками, партнёрами

— Способность одновременно держать под контролем несколько задач

Опыт работы бизнес-ассистентом, помощником руководителя, администратором, координатором или офис-менеджером будет преимуществом.

Условия

— Работа в офисе в Калининграде

— Работа напрямую с руководителем компании

— Понятные задачи и зона ответственности

— Работа внутри действующего бизнеса

— Возможность профессионального и карьерного роста

— график с 10:00 до 18:00

Какого человека мы ищем

Нам нужен не просто человек, который записывает поручения, а помощник, способный снять с руководителя значительную часть организационной нагрузки.

Принцип простой: получил задачу → разобрался → связался с нужными людьми → проконтролировал сроки → довёл до результата.

При этом продавать инвестиции, искать клиентов или проводить инвестиционные переговоры не требуется — этим занимается отдельный отдел продаж.