Секретарь / офис-менеджер

ООО «Технострой» приглашает секретаря-офис-менеджера для организации ежедневной работы офиса и административной поддержки генерального директора.

Ищем внимательного и организованного сотрудника, который умеет работать с документами, поддерживать порядок в текущих задачах и выстраивать деловое общение с коллегами, посетителями и контрагентами.

Обязанности

• Административная поддержка генерального директора: передача документов и информации, организация встреч, совещаний и переговоров.

• Подготовка материалов к совещаниям, фиксация решений и передача поручений ответственным сотрудникам.

• Прием посетителей, обработка телефонных обращений, взаимодействие с курьерскими и почтовыми службами.

• Прием, регистрация и отправка входящей и исходящей корреспонденции.

• Сканирование, копирование и передача документов ответственным сотрудникам, контроль сохранности принятых оригиналов.

• Организация текущей работы офиса: контроль наличия канцелярии, воды и расходных материалов, оформление заявок на закупку.

• Взаимодействие с обслуживающими организациями, передача заявок на устранение неисправностей офисной техники.

• Ведение журналов и реестров, проверка наличия подтверждающих документов.

• Своевременное информирование сотрудников об организационных вопросах и соблюдение конфиденциальности.

Требования

• Уверенное владение офисными программами: работа с текстовыми документами, таблицами и электронной почтой (1С, Битрикс, Диадок - желательно, но не обязательно).

• Навыки работы с офисной техникой.

• Знание основ делопроизводства и правил деловой переписки.

• Грамотная устная и письменная речь, корректное деловое общение.

• Внимательность к деталям, аккуратность при работе с документами и данными.

• Организованность, ответственность, умение расставлять приоритеты и своевременно передавать информацию.

• Умение соблюдать конфиденциальность и установленные рабочие процедуры.

• Опыт работы секретарем, офис-менеджером или в другой административной должности будет преимуществом.

Условия

• Работа в офисе, полная занятость.

• График 5/2: с 09:00 до 18:00 (с 08:00 до 17:00) нормированный.

• Испытательный срок — 3 месяца.

• Заработная плата на испытательный срок — 70 000 рублей в месяц.

• После испытательного срока размер заработной платы обсуждается индивидуально с учетом результатов работы.

• Прямое подчинение генеральному директору; взаимодействие с административным координатором и бухгалтерией.

Будем рады вашему отклику! В сопроводительном письме кратко расскажите об опыте административной работы и задачах, с которыми вы работали.