Офис-менеджер / Администратор офиса (ресепшен + АХД)

Мы - стабильно развивающаяся компания, в связи с открытием нового офиса ищем «хозяина» офиса ~930 м², который обеспечит уют, порядок и бесперебойную работу административно-хозяйственных процессов.

Вам нравится, когда в офисе царит порядок, уют и всё работает как часы? Любите помогать людям и умеете быстро решать организационные вопросы? Тогда эта вакансия для вас!

Что в зоне ответственности
Задач много, но они делятся на две категории:
— кураторские — запустить процесс, контролировать подрядчиков, принимать результат;
— операционные — ежедневные задачи, где важны внимательность и многозадачность.
По объёмным проектам всегда есть консультационная поддержка коллег.

Ваши задачи:

• Встреча и приём гостей, организация гостеприимства (чай/кофе), оформление пропусков в соответствии с требованиями службы безопасности
• Подготовка переговорных комнат, поддержание эстетики и порядка в общих зонах
• Обеспечение рабочего пространства: организация рабочих мест новым сотрудникам, закупка расходных материалов, воды, снеков, мебели, посуды и т.д
• Административно-хозяйственная поддержка: контроль клининга, организация мелкого ремонта, взаимодействие с подрядчиками по инженерным системам
• Тревел-поддержка и отправка корреспонденции: отправка писем Почтой России, организация доставок СДЭК/Яндекс, заказ такси, бронирование билетов и гостиниц для командировок
• Работа с документами: сбор коммерческих предложений, оформление договоров с поставщиками, контроль первичной документации по своим контрагентам и делопроизводство административно-хозяйственных документов компании (регистрация, движение, архивирование), учёт ТМЦ, подготовка писем, доверенностей, приказов в рамках своих компетенций
• Помощь сотрудникам по общим вопросам и в организации корпоративных событий

Наши ожидания:

• Опыт работы офис-менеджером, администратором офиса или в аналогичной роли от 1 года
• Базовые знания делопроизводства и учёта ТМЦ (или готовность обучиться): договоры, закрывающие документы, учёт ТМЦ, деловая переписка
• Уверенное владение Word, Excel, электронной почтой, оргтехникой
• Умение работать с большим объёмом разнородных задач, быстро переключаться, расставлять приоритеты
• Умение искать и структурировать информацию, формулировать задачи и технические задания подрядчикам (клининг, ремонт, закупки)
• Опыт взаимодействия с подрядчиками (клининг, ремонт, инженерные системы) или готовность освоить
• Самостоятельность и проактивность: замечаете, что нужно сделать, и делаете
• Готовность отвечать за жизнеобеспечение офиса и регулярное улучшение его работы
• Навыки делового общения и грамотная устная/письменная речь

Условия и преимущества:

• График работы: 5/2, с 10:00 до 19:00
• Оформление по ТК РФ, официальная заработная плата, выплаты 2 раза в месяц
• Конкурентная заработная плата: обсуждается на собеседовании, зависит от вашего опыта и готовности самостоятельно закрывать все перечисленные задачи
• ДМС, компенсация фитнеса и обучения по профилю должности
• Наставничество на этапе передачи дел
• Возможность развития в сторону руководителя АХО
• Офис в 15 мин от м. Славянский бульвар или Давыдково