Специалист по контрактному администрированию

Специалист по контрактному администрированию обеспечивает сопровождение клиентских контрактов/заказов в 1С.

Обязанности:

Административная поддержка:

· обеспечение доступа к типовым шаблонам контрактов, дополнительных соглашений, спецификаций, соглашений и прочим контрактным документам;

· размещение заказов в корпоративных системах, консультация по возникающим вопросам и взаимодействию с другими функциями компании для руководителей проектов, тендер менеджеров;

· формирование и отправка пакетов документов через корпоративную курьерскую службу;

· формирование отчетов касательно размещения и реализации договоров в рамках бизнес-задач.

Работа с ERP и производственными системами компании:

· размещение клиентских заказов в системе ERP (1 C "Предприятие"), их разблокировка, внесение и актуализация данных в соответствии с условиями подписанных контрактов, соглашений и т.д.;

· размещение в системе ERP сопутствующих производственных заказов, перемещений, заказов переработчикам на конфигурируемое оборудование и прочих заявок для реализации клиентского заказа в соответствии с "Процедурой по контрактному администрированию";

· размещение потребности на оборудование в системе для его дальнейшего заказа на стороне или перемещения со складов компании;

· контроль за общим проектным складом, за складом по заказам, своевременное оприходование и списание оборудования со склада в соответствии с физическим состоянием оборудования и по заявке руководителя проектов, финансового контролера;

· размещение заявок на корректировку мастер данных по артикулам, наборам, договорам и соглашениям;

· размещение заявок в кредитный контроль на разовую разблокировку заказов для внесения корректировок;

· отслеживание оплат клиентов по заказам и реализациям, сверка поступлений с условиями договоров, информирование ответственного менеджера;

· выпуск отгрузочных документов (товарных накладных, актов выполненных работ, счетов-фактур, УПД, исправительных и корректировочных документов) по заказам клиентов, счетов на аванс и пост оплату, подписание и выгрузка документов в ЭДО, контроль их подписания и предоставления оригиналов клиентом, аннулирование при необходимости;

· закрытие заказов клиента в системе после исполнения обязательств по контракту, либо отмена в случае расторжения контракта.

Логистическая поддержка:

· создание заявок на склады компании на подбор оборудования, проверку его наличия и соответствию данным системы (обеспечение взаимодействия между проектным менеджером, клиентом и складом);

· создание в транспортную службу заявок на отгрузку оборудования, как клиенту, так и подрядчику давальческого сырья, контроль за отгрузкой, сроками, выпуском и наличием необходимых документов у транспортной компании (ТН, доверенности и пр.).

Взаимодействие с бухгалтерской службой:

· формирования запросов в бухгалтерскую службу на выпуск актов сверки, счетов-фактур на аванс, предоставление бухгалтерской отчетности по запросу клиента, проведение взаимозачетов или возврат излишне уплаченных средств клиенту, и пр.;

· предоставление по запросу бухгалтерской службы оригиналов контрактных документов, отгрузочных документов для внутреннего контроля и внешнего аудита (налоговые требования);

проверка корректности разнесения платежей клиентов и их соответствия условиям контракта.

Требования:

· знания специфики работы с контрактами клиентов и основы договорного права, бухгалтерского учета;

· важна внимательность, строгое и своевременное выполнение задач в рамках служебных обязанностей, например, контрактных условий;

· уверенное владение программами MS Office: Word, Excel

· владение навыками работы с корпоративными системами автоматизации работы, как ERP- система «1С:Предприятие», Директум, ЭДО и прочими корпоративными информационными системами;

· базовые знания английского языка, т.к. возможны переписки с иностранными контрагентами

· Оформление в соответствии с трудовым законодательством РФ;

· Конкурентный уровень дохода;

· ДМС (со стоматологией) и страхование от несчастных случаев с первой недели работы;

· Дополнительные оплачиваемые отпуска по семейным обстоятельствам;

· Корпоративная программа скидок и привилегий PrimeZone;

· Мобильная связь, ноутбук для продуктивной работы;

· Возможность вертикального и горизонтального роста, обучение и развитие в компании