Начальник отдела организации и контроля исполнения (секретариат)

до 140 000 ₽

г Казань, ул Родины, зд 24Е
  • Горки
  • Проспект Победы
  • Аметьево

Обязанности:

1. Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководства:

  • Документальное оформление решений руководства
  • Доведение до сведения работников организации распоряжений руководства
  • Ведение срокового текущего и предупредительного контроля
  • Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок
  • Фиксация исполнения поручений
  • Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководства

2. Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу отдела организации и контроля исполнения.

3. Организация информационного взаимодействия руководства с подразделениями и должностными лицами Холдинга: информирование работников о решениях руководства.

4. В рамках трудовой функции составление и оформление управленческой документации: выполняет составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки).

5. Подготовка презентаций по указанию руководства.

6. Подготовка и проведение пресс-конференций руководства.

7. Осуществлять контроль прохождения, выполнения и оформления документов в установленные сроки и в установленном порядке, правильности оформления документов, представляемых на подпись руководству.

8. Контролировать выполнение приказов, распоряжений и указаний руководства по вопросам, относящимся к компетенции Секретариата.

9. Сбор, обработка и передача руководству требуемой информации.

Требования:

1. Высшее образование: Обязательно высшее образование. Предпочтительные направления:

  • Управление / Менеджмент.
  • Экономика / Финансы.
  • Агрономия / Агробизнес / Сельское хозяйство.
  • Документоведение / Делопроизводство / Архивное дело.
  • Юриспруденция (со знанием делопроизводства).

2. Дополнительное образование: Приветствуется:

  • Курсы по делопроизводству, документообороту, корпоративным стандартам.
  • Обучение работе с системами электронного документооборота (СЭД), CRM, ERP (особенно 1С, Directum и аналоги).

3. Обязательный опыт:

  • Не менее 3-5 лет опыта работы в сфере делопроизводства, контроля исполнения поручений, административного управления или проектного офиса.
  • Не менее 1-2 лет опыта работы на руководящей должности (начальник отдела, заместитель начальника, руководитель группы) с подчиненными.
  • Опыт разработки и внедрения регламентов, инструкций, стандартов в области документооборота и контроля исполнения.
  • Опыт работы с входящей/исходящей корреспонденцией, поручениями руководства, протоколами совещаний.

4. Желательный опыт:

  • Опыт работы в крупных компаниях/холдингах со сложной структурой управления.
  • Опыт работы в агропромышленном комплексе (АПК), агрохолдингах, сельскохозяйственных предприятиях. Крайне важно понимание отраслевой специфики и процессов.
  • Опыт внедрения или администрирования систем электронного документооборота (СЭД), систем управления задачами (task trackers).
  • Опыт взаимодействия с контролирующими органами (в части документооборота и отчетности).

5. Экспертные знания:

  • Понимание полного цикла работы с поручениями: постановка, регистрация, распределение, контроль исполнения, анализ результатов, отчетность.
  • Знание основ проектного управления (постановка целей, сроки, ресурсы, риски).
  • Знание принципов организации контрольной деятельности в компании.

6. Технические навыки:

  • Свободное владение системами электронного документооборота (СЭД), Диадок, Directum, ELMA, Тезис, 1С:Документооборот и т.п..
  • Продвинутое владение MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Visio/аналоги). Умение создавать сложные отчеты, сводные таблицы, схемы процессов.
  • Умение работать с корпоративными порталами и информационными системами (1С:ERP, SAP и т.п. – на уровне пользователя, необходимого для контроля исполнения).
  • Навыки аналитической работы с данными (сбор, обработка, визуализация).

7. Отраслевые знания:

  • Понимание специфики бизнес-процессов агрохолдинга (растениеводство, животноводство, логистика, переработка, продажи).
  • Знание ключевых сезонных циклов и их влияния на документооборот и сроки исполнения поручений.
  • Понимание структуры управления крупным агрохолдингом.

8. Личные характеристики:

  • Организационные способности: высокий уровень самоорганизации и способность организовывать работу отдела. Умение эффективно планировать, расставлять приоритеты, управлять временем (своим и подчиненных).
  • Ответственность и надежность: четкое понимание важности контроля исполнения. Высокая личная ответственность за результат и сроки.
  • Системное мышление: умение видеть процессы целиком, выявлять узкие места, оптимизировать и формализовать процедуры.
  • Внимание к деталям. Скрупулезность, аккуратность в работе с документами и сроками.
  • Коммуникабельность и дипломатичность: умение четко, грамотно и тактично взаимодействовать с руководителями всех уровней (вплоть до ТОП-менеджмента), подразделениями и подчиненными. Умение аргументированно отстаивать позицию.
  • Лидерство и управление командой: способность мотивировать, обучать, контролировать и развивать сотрудников отдела. Умение разрешать конфликты.
  • Настойчивость и стрессоустойчивость: умение добиваться исполнения поручений в установленные сроки, работать в условиях сжатых сроков и многозадачности, сохраняя эффективность. Устойчивость к давлению.
  • Аналитические способности: умение анализировать данные об исполнении поручений, выявлять тенденции, проблемы и готовить аналитические отчеты для руководства.
  • Инициативность: готовность предлагать и внедрять улучшения в процессы контроля и документооборота.

Условия:

  • Белая заработная плата (уровень ЗП по итогам собеседования).
  • Оформление по ТК РФ.
  • График работы 5/2.
  • Офис рядом с метро Горки.
  • Корпоративный ДМС.
  • Комфортабельный и современный офис.
  • Место работы: г. Казань, ул. Родина 24Е.
  • Возможны служебные поездки, как в пределах города, так и в другие регионы.



Поделиться:

Опубликована 3 дня назад

Вакансия в подборках

  1. Начальник
Мы обрабатываем данные посетителей и используем куки в соответствии с политикой конфиденциальности.