Офис-менеджер

ФДА Компани — контрактное производство косметики. Мы производим косметические продукты для брендов, развиваем производственные и управленческие процессы, заботимся о качестве сервиса для клиентов и сотрудников.

Ищем организованного, внимательного и доброжелательного офис-менеджера, который станет центром административной жизни офиса: поможет поддерживать порядок в документах, обеспечении, коммуникациях и повседневных организационных вопросах.
Чем предстоит заниматься

- Принимать и распределять входящие звонки, фиксировать обращения и передавать их ответственным сотрудникам.

- Встречать гостей компании, клиентов, кандидатов и партнеров: сообщать принимающему сотруднику о прибытии, сопровождать в переговорную или к месту встречи, предлагать чай, кофе и воду.

- Готовить переговорную к встречам: поддерживать порядок, контролировать наличие воды, чая, кофе, посуды, салфеток, бумаги и ручек.

- Передавать служебные записки, заявления и другие внутренние документы на подпись руководству; контролировать возврат подписанных документов инициаторам.

- Доставлять письма, документы и поручения администрации завода, контролировать получение и обратную связь.

- Получать и отправлять почтовую корреспонденцию, вести учет важных отправлений.

- Заказывать, оформлять и выдавать пропуска сотрудникам и посетителям; поддерживать актуальность информации по пропускному режиму.

- Помогать в подготовке выхода новых сотрудников: готовить пропуск, рабочее место, канцелярию, ключи, при необходимости телефон или SIM-карту.

- Размещать вакансии на сайтах и других согласованных площадках, следить за актуальностью объявлений.

- Организовывать FBS-отгрузки: координировать подготовку, оформление и передачу заказов в соответствии с установленным процессом.

- Заказывать канцелярию, чай, кофе, воду и другие офисные расходные материалы; поддерживать необходимый запас.

- Вести внутренние информационные доски и материалы для сотрудников: планы, объявления, дни рождения, важные даты и корпоративные новости.

- Помогать в организации внутренних конкурсов, поздравлений, небольших корпоративных активностей и мероприятий.

- Выполнять организационные поручения руководителей: фиксировать договоренности, контролировать сроки, напоминать ответственным и информировать о статусе.

- Поддерживать порядок, доброжелательную и профессиональную атмосферу в офисе и зоне приема гостей.

Что для нас важно:

- Опыт работы офис-менеджером, администратором, помощником руководителя или координатором будет преимуществом.

- Уверенное владение компьютером: Microsoft Word, Excel, электронная почта, мессенджеры.

- Опыт работы в Bitrix24 будет преимуществом.

- Грамотная устная и письменная речь.

- Внимательность к деталям, документам, срокам и договоренностям.

- Умение организовывать несколько задач одновременно и доводить их до результата.

- Доброжелательность, аккуратность, развитые коммуникативные навыки.

- Готовность к активной работе в офисе и на территории предприятия: часть задач связана с личной передачей документов и организационными перемещениями.

- Умение корректно работать со служебной и конфиденциальной информацией.

- Инициативность в своей зоне ответственности: замечать проблему заранее и предлагать решение.

Будет преимуществом:

Опыт работы в производственной компании, на предприятии, складе или в административном блоке.

Опыт размещения вакансий и первичной работы с откликами кандидатов.

Понимание процессов FBS-отгрузок и взаимодействия с маркетплейсами.

Опыт организации внутренних мероприятий, корпоративных активностей или работы с внутренними коммуникациями.

Навыки ведения таблиц, реестров, чек-листов и контроля исполнения задач.

Что мы предлагаем:

- Работу в стабильной компании в сфере контрактного производства косметики.

- Полную занятость и работу в офисе / на территории предприятия.

- Официальное оформление и своевременную заработную плату.

- Понятную зону ответственности и прямое взаимодействие с руководителями компании.

- Возможность влиять на качество внутренних процессов, адаптацию новых сотрудников и атмосферу в коллективе.

- Уважительную рабочую среду, где ценятся системность, инициативность и результат.

- Обучение внутренним процессам компании и поддержку в период адаптации.

Кому подойдет эта роль:

Эта позиция для человека, которому нравится создавать порядок и комфорт вокруг себя. Вам будет интересно, если вы любите координировать процессы, не теряете важные детали, умеете вежливо общаться с разными людьми и получаете удовольствие от того, что благодаря вам офис, документы, встречи и ежедневные задачи работают без сбоев.