Делопроизводитель

Обязанности:

· Прием, регистрация и распределение входящей корреспонденции (письма, факсы, электронные обращения);

· Подготовка и отправка исходящих документов (проверка оформления, присвоение регистрационных номеров, отправка адресатам);

· Ведение реестров и журналов регистрации документов (в бумажном и/или электронном виде)

· Сбор и обобщение информации о ходе исполнения документов;

· Подготовка проектов приказов, распоряжений, инструкций и писем под руководством начальника;

· Согласование проектов документов с юридической службой и заинтересованными лицами;

· Формирование дел в соответствии с номенклатурой (подшивка документов);

· Обеспечение сохранности оригиналов документов;

· Подготовка документов к передаче в ведомственный архив или на уничтожение (по истечении сроков хранения);

· Заверение копий документов (если есть право на это по доверенности);

· Организация доступа сотрудников к справочной документации;

· Ведение электронной базы данных документов.

· Сканирование, распознавание и конвертация бумажных документов в электронный форма;

· Работа с документацией по аккредитивам.

Требования:

· Знание ГОСТ Р 7.0.97-2016 (СИБИД) и правил оформления организационно-распорядительных документов;

· Опыт работы с входящей/исходящей корреспонденцией и внутренними приказами.

· Уверенное владение офисным пакетом (Word, Excel) и электронными системами документооборота;

· Навык регистрации и контроля исполнения поручений (ведение журналов/реестров);

· Грамотная устная и письменная речь (оформление писем, протоколов, выписок);

· Понимание структуры аккредитивной формы расчетов (покрытый/непокрытый, отзывный/безотзывный);

· Знание перечня документов, необходимых для раскрытия аккредитива (счет-фактура, ТОРГ-12, акт КС-2, КС-3, сертификаты и др.);

· Опыт проверки комплектности банковских пакетов документов на соответствие условиям контракта.

Условия:

· График: 5/2, с 09:00 до 18:00 (пятидневная рабочая неделя);

· Оформление: официальное трудоустройство;

· Заработная плата: своевременная выплата без задержек;

· Рабочее место: стационарный ПК, МФУ, сканер;

· Должность может предполагать совмещение двух направлений: ведение делопроизводства и оформление страховых и кредитных продуктов. В таком случае заработная плата будет составлять 100 000 рублей + процент от успешно оформленных кредитов и страховок.