Секретарь Руководителя

Вакансия открыта в ООО "Единство" (входит в группу компаний "Норильский никель")- магистральный оператор связи, обеспечивающий высокоскоростной доступ к сети интернет для городов Норильского промышленного региона и населенных пунктов вдоль магистрального канала связи.

Обязанности:

• Вести общий документооборот Общества; выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и предоставления информации при подготовке и принятии решения.
  • Принимать, вскрывать конверты, проверять вложения, сортировать, сканировать поступившую входящую корреспонденцию на бумажном носителе; осуществлять переписку с контрагентами по эл. почте по служебным вопросам.
  • Проставлять регистрационный номер на бумажном документе; передавать зарегистрированный документ в бизнес-подразделение Общества.
  • Осуществлять подготовку оригиналов исходящей корреспонденции Общества к отправке/передаче курьеру/специализированной службе отправки.
  • Проводить экспертизу (нормоконтроль) проектов документов (приказы, распоряжения, протоколы и др.) в Корпоративной автоматизированной системе управления документами Группы компаний «Норильский Никель» на соответствие требованиям нормативно-методических документов; регистрирует проекты документов.
  • Разрабатывать номенклатуру дел Общества.
  • Производить подготовку законченных делопроизводством дел (материалов и документов), для сдачи в архив, в соответствии с утвержденной номенклатурой, в т.ч. готовит описи дел (материалов и документов).
  • Обеспечивать хранение и сохранность дел (материалов и документов), поступивших в архив.
  • Готовить сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
  • Контролировать правильность оформления и формирования дел (материалов и документов), поступающих от структурных подразделений, подлежащих сдаче в архив; принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений дела (материалы и документы), законченные делопроизводством.
  • Принимать участие в работе по экспертизе ценности архивных документов.
  • Обеспечивать и сопровождать трэвел-поддержку служебных поездок, командировок сотрудников Общества и перевозок вахтового персонала Общества (формирование ЛК, консультирование, согласование командировок на платформе агрегатора; формирование и направление заявок по рабочим вопросам на официальный сайт контрагента; самостоятельное оформление необходимых услуг, а именно отмена услуг, обмен билетов, подбор оптимального варианта и пр. (авиа, жд-билеты, проживание, трансфер)).
  • Проверять авансовые отчеты на комплектность; оказывает помощь сотрудникам Общества в формировании авансовых отчетов.
  • Оформлять пропуск для посетителей Общества и доставки в офис.
  • Вести контрольно-регистрационную картотеку, вводит текущую информацию в банк данных.
  • Выполнять обязательства куратора договора, предусмотренных локальными нормативными актами Общества.
  • Вести учет исполнения обязательств по заключенным договорам (в части обязательств Контрагентов и встречных обязательств Общества), в которых является куратором.
  • Своевременно информировать (в день нарушения) Отдел правовой и контрактной работы о нарушениях обязательств Контрагентами по договорам, в которых является куратором.
  • Информировать Отдел правовой и контрактной работы о смене куратора договора, исполнении договоров (в день смены куратора, исполнения договора).

• Практический опыт работы с системами электронного документооборота крупных компаний;
• Практический опыт работы с компаниями оказывающими услуги доставки корреспонденции и почтово-телеграфные услуги;
• Навыки архивного дела;
• Навыки трэвел-менеджмента и организации поездок;
• Пунктуальность и умение соблюдать корректность в общении;
• Уверенный пользователь ПК;
• Высокий уровень знаний и умений работы с инструментами MS Office: Word, Exсel и т.д.;
• Знание основ делопроизводства и архивного дела;
• Навыки обеспечения бизнес-поездок (заказ билетов и гостиниц).

• ООО "Норникель Спутник" - аккредитованная ИТ компания
• Достойный уровень заработной платы, премия по итогам года.
• Полное соблюдение ТК РФ (оформление, оплата больничных, отпусков и пр.).
• ДМС, стоматология в лучших клиниках города
• Местоположение рабочего места: г. Москва, ул. Красногвардейский проезд 15, метро Деловой центр
• Рабочий день: с 9:00 до 18:00, пятница с 09:00-16:45.
• Наставничество и обучение опытными сотрудниками.