Офис-менеджер (с выполнением поручений ГД)

Группа компаний А3 — Российский быстрорастущий финтех. Компания работает в B2B-сегменте: транзакционные сервисы, процессинг, продукты с нетранзакционной монетизацией.

Мы — одни из лидеров рынка регулярных платежей в России и самый быстрорастущий финтех 2025 года по версии Smart Ranking.

Уже более 15 лет мы создаем платежные решения, которыми ежедневно пользуются миллионы людей: оплата ЖКХ, телекома, образования, государственных и других регулярных сервисов. Для наших банков-партнёров мы становимся драйвером роста клиентской базы, транзакционной активности и лояльности пользователей.

Сегодня компания:
— работает на рынке с 2010 года;
— входит в топ-50 крупнейших финтех-компаний России;
— лауреат премий FinAward и FinNext за лучший финтех-продукт для банков;
— сотрудничает с 50+ крупнейшими банками страны (Альфа-Банк, ВТБ, Газпромбанк, Т-Банк и другие);
— объединяет 60 000+ поставщиков услуг по всей России.

В связи с активным расширением мы ищем офис-менеджера с выполнением поручений ГД, который обеспечит бесперебойную работу офиса и станет надёжной операционной поддержкой генерального директора.

Чем предстоит заниматься:

Офисный контур:

• Обеспечение ежедневной жизнедеятельности офиса: заказ канцелярии, воды, кофе, снеков и хозяйственных товаров;

• Контроль запасов и порядка в офисе и кухонных зонах; трёхразовая ежедневная выкладка снеков и напитков для сотрудников;

• Приём, отправка и учёт корреспонденции и посылок (СДЭК, Достависта, Major); подготовка конвертов и документов к отправке, регулярные походы на почту РФ;

• Взаимодействие с курьерскими службами, подрядчиками и поставщиками;

• Организация переговорных комнат, бронирование пропусков, встреч, приёма, сопровождений гостей офиса;

• Подготовка и обработка документов: печать, сканирование, копирование;

• Участие в корпоративных мероприятиях.

Контур генерального директора:

• Ведение календаря и организация рабочего графика;

• Организация встреч, командировок, поездок, трансферов и бронирований для ГД;

• Контроль и координация поручений ГД; информирование о статусе выполнения без напоминаний;

• Сбор информации и подготовка материалов по поручению;

• Выполнение личных организационных поручений: покупки, доставки, бронирования, бытовые вопросы (~30% времени);

• Сбор, учёт и передача представительских расходов ГД в бухгалтерию;

• Обеспечение конфиденциальности информации компании и ГД.

Наши ожидания от кандидата:

• Опыт работы офис-менеджером или ассистентом руководителя от 1,5–2 лет (обязательно).

• Высшее образование.

• Уверенное владение MS Office (Word, Excel), электронной почтой.

• Опыт работы с курьерскими сервисами (СДЭК, Достависта, Major).

• Базовый документооборот: печать, сканирование, копирование, подготовка документов к отправке.

• Опыт сбора и передачи первичных документов (представительские расходы) в бухгалтерию.

• Русский язык — native.

Будет плюсом:

• Готовность и способность осваивать AI-инструменты для повышения эффективности работы.

Важные личные качества:

• Автономность: сами держите контекст всех поручений, не ждёте напоминаний, работаете на опережение.

• Управление вниманием: одновременно ведёте два потока задач — офисный и ГД-контур — без потерь при переключении.

• Скорость реакции;

• Социально-эмоциональный интеллект

Условия работы:

• Конкурентная «белая» заработная плата;

• Официальное оформление по ТК РФ, полный соцпакет;

• ДМС со стоматологией и страхованием от несчастных случаев;

• Софинансирование обучения и профессионального развития;

• Наставничество и рост;

• Комфортный офис в центре Москвы (м. Арбатская), гибкий дресс-код.

• График работы: 5/2.

• Подчинение: двойное — руководитель департамента административных сервисов (офисный контур) и генеральный директор (поручения ГД). Приоритет: поручения ГД имеют приоритет над офисными задачами при конфликте.

Если вы умеете держать два потока задач, работать в высоком темпе и соблюдать полную конфиденциальность — будем рады познакомиться. В сопроводительном письме кратко расскажите о своём опыте поддержки руководителя и примере, когда вы одновременно вели несколько задач без потери качества, и ваши ожидания.