Помощник/ассистент руководителя

Главная цель этой должности— освободить время руководителя от операционных задач, систематизировать рабочие и личные процессы и сделать так, чтобы все договорённости, поездки, документы и поручения выполнялись вовремя.

Эта позиция сочетает функции бизнес-ассистента, личного помощника и координатора отдельных проектов. Нам нужен человек, который умеет не только выполнять поручения, но и заранее видеть, что необходимо сделать.

Каким мы видим подходящего кандидата

Вы не ждёте подробной инструкции по каждому вопросу, а самостоятельно уточняете детали, находите варианты и доводите задачу до результата. Умеете переключаться между деловыми и личными поручениями, спокойно относитесь к многозадачности и держите руководителя в курсе только по действительно важным вопросам.

Для нас важно, чтобы ассистент относился к работе не формально, а с заботой о человеке: помогал создавать порядок, комфорт и предсказуемость в рабочем и личном расписании.

• Ведение календаря, планирование дня

• Ведение списка задач и контроль их исполнения

• Контролировать оплаты, счета

• Paбoтa с документами (договоры, заявления, претензии, oбpaщeниe)

• Организация встреч и мероприятий

• Организация собеседований с кандидатами.

• Получение/отправка документов почтой

• Ведение реестра отправок документов, получения, договоров

• Поиск исполнителя/подрядчика, их контроль

• Заполнение таблиц (учёт финансов, другие данные)

• Составление инструкций, регламентов и презентаций

• Покупка билетов, бронирование гостиниц, решать логистические вопросы "на лету"

• Посещение мероприятий, конференций, сбор контактов

• Помощь в управление недвижимостью

• Личные поручения: поиск товаров и услуг, запись к врачам и к другим специалистам, покупки, получение посылок

• Всегда быть в досягаемости

• Грамотная письменная и устная речь

• Умение одновременно вести несколько задач.

• Критическое и логическое мышление

• Структурность и организованность

• Аналитический склад ума и способность приводить дела в порядок

• Ответственность — быть вовремя, доделывать до конца

• Самостоятельность в поиске решений, инициативность

• Тактичность, доброжелательность, эмпатичность, высокие коммуникативные навыки

• Быстрая обучаемость и желание постоянно учиться чему-то новому

• Возможность ездить в короткие командировки в ближайшие города

• Опыт работы с документами и базовое понимание юридических/финансовых процессов

• Умение расставлять приоритеты и соблюдать сроки.

• Строгое соблюдение конфиденциальности.

Будет плюсом

• Юридическое или ИТ-образование

• Опыт работы ассистентом/координатором/организатором

• 5-дневный рабочий день в офисе— с 9 до 18

• Интересные и максимально разные задачи

• Работа напрямую с руководителем/основателем (получите знания, навыки, опыт, связи)

• Комфортабельный офис на набережной

• Работа в IT-компании

• Сильное окружение :)

• Участие в развитии компании

• Корпоративный чай/кофе/кола/смузи/фрукты и другие вкусности

• Посещение конференций/форумов за счёт работодателя

Если вам откликается эта вакансия, в сопроводительном письме ответьте, пожалуйста, на два коротких вопроса:

1. Почему вам интересна именно такая роль?
2. Что, на ваш взгляд, отличает действительно хорошего ассистента от человека, который просто выполняет поручения?

Так мы поймём, что вы внимательно познакомились с вакансией, и немного лучше узнаем ваш подход к работе.