Администратор

В этой роли вы будете координировать офисные процессы, помогать руководителю и команде, держать под контролем задачи и договорённости, работать с документами, встречами и рабочей информацией.

Ваша задача — сделать так, чтобы административные вопросы и рабочие договорённости не терялись, задачи выполнялись в срок, а команда могла сосредоточиться на создании новых книг.

Чем предстоит заниматься:

• Поддерживать актуальность календаря, встреч, поручений и договорённостей руководителя.
• Организовывать встречи и совещания, готовить материалы к ним, фиксировать поручения и контролировать их дальнейшее исполнение.
• Собирать статусы и отчёты по задачам у руководителей маркетинговых направлений, контролировать дедлайны и напоминать ответственным о сроках.
• Вести и актуализировать таблицы, реестры и рабочие файлы, готовить регулярные сводные отчёты по задачам, проектам и ключевым показателям.
• Оперативно обрабатывать входящие запросы руководителя, передавать задачи ответственным сотрудникам и следить, чтобы договорённости не терялись.
• Быстро находить и структурировать информацию в рабочих системах, документах и корпоративных базах, собирать данные из разных подразделений и проверять их полноту.
• Помогать готовить презентации, отчёты и материалы к совещаниям.
• Вести документооборот: корреспонденцию, служебные записки, письма, приказы и другие документы.
• Встречать гостей редакции, помогать им с организационными вопросами и координировать их визит.

Что важно:

• Опыт работы администратором, офис-менеджером, помощником руководителя, координатором или на аналогичной позиции.
• Уверенное владение офисными программами и таблицами.
• Опыт работы с документами и большими объёмами информации.
• Умение контролировать несколько задач и дедлайнов одновременно.
• Навык быстро находить, проверять и структурировать информацию.
• Интерес к книгам и издательской сфере.

Условия:

• Работа в одной из крупнейших издательских компаний России.
• Официальное оформление по ТК РФ, полностью белая заработная плата.
• График 5/2 с 9:30 до 18:00.
• Комфортный офис рядом с метро «Полежаевская».
• Поддержка и сопровождение на этапе адаптации.
• Корпоративное обучение и возможности профессионального развития.
• ДМС.
• Бесплатный тренажёрный зал.
• Скидки на книги и продукцию издательства.

Это роль для человека, который будет видеть всю картину работы редакции: помогать руководителю, координировать задачи между подразделениями, держать в фокусе сроки и договорённости и при этом быть частью настоящего издательского процесса. Вы будете влиять на то, насколько слаженно работает редакция, и каждый день видеть результат этой работы — новые книги, которые находят своих читателей.