Senior Executive Assistant / Бизнес-ассистент в технологическую компанию (США, удаленка)

Ищем Senior Executive Assistant / Бизнес-ассистента для Founder & CEO международной технологической компании из San Francisco Bay Area.

Компания работает в сфере Data & AI, команда — около 50 человек из разных стран. Основное направление — технологии на стыке искусственного интеллекта и бизнес-аналитики: компания развивает решения, которые помогают автоматизировать анализ данных и использовать AI-агентов для поддержки принятия бизнес-решений.

Компания AI-native: AI здесь — не дополнительный инструмент, а часть ежедневной работы и внутренних процессов.

С ростом компании значительно вырос объём задач вокруг CEO, поэтому сейчас мы ищем самостоятельного человека, который сможет взять на себя значительную часть организационных, исследовательских и административных вопросов.

Роль сочетает бизнес- и личные задачи. Основной фокус — поддержка CEO; периодически потребуется помощь с координацией расписания co-founder.

Здесь нужен не просто исполнитель поручений, а человек, которому можно передать задачу или проблему и получить обратно продуманное решение.

Какие будут задачи

• Управление календарём CEO: планирование и координация встреч, приоритетов и изменений в расписании; взаимодействие с командой и внешними участниками.
• Организация рабочих и личных поездок: логистика, билеты, проживание, бронирования и решение сопутствующих вопросов.
• Подготовка презентаций и рабочих материалов: сбор и структурирование информации, review материалов, внесение правок и подготовка финальных версий.
• Координация подготовки к Board Meetings: сбор материалов и контроль готовности документов к ежеквартальным встречам совета директоров.
• Подготовка документов и financial reporting: координация рабочих и финансовых материалов, в том числе для инвесторов и потенциального fundraising.
• Проведение research: поиск, анализ и структурирование информации по бизнесу, рынкам, сервисам, подрядчикам и отдельным проектам с подготовкой выводов и вариантов решения.
• Работа с AI-инструментами и AI-агентами: использование AI для исследований, анализа и работы с документами; запуск агентов, проверка результатов и подготовка финальных материалов.
• Координация участия CEO в найме: организация интервью, контроль необходимых этапов воронки и follow-up совместно с HR-командой (ркдко)
• Поиск и координация подрядчиков: исследование рынка, сравнение вариантов и организация взаимодействия или замены поставщиков услуг при необходимости (редко).
• Организация регулярных рабочих процессов: бронирование переговорных в coworking, подготовка CEO к внутренним мероприятиям и еженедельным All Hands, формирование agenda и необходимого контекста.
• Систематизация информации: работа в Notion, Google Docs, Google Sheets и других инструментах компании с активным использованием AI для автоматизации ручной работы.
• Решение личных и административных вопросов CEO: appointments, взаимодействие с различными сервисами, банковские вопросы, запись к врачам, медицинская логистика, личные поездки и другие текущие задачи.
• Решение ad hoc и проектных задач: самостоятельное погружение в новые вопросы, поиск вариантов и доведение задачи до результата.

Мы ожидаем

• От 3–5 лет релевантного опыта в роли Executive Assistant / Senior Business Assistant / Personal & Business Assistant.
• Опыт непосредственной работы с Founder, CEO, предпринимателем или C-level руководителем.
• Высокий уровень самостоятельности: способность получить задачу без подробного ТЗ, определить следующие шаги и довести её до результата.
• Сильные организационные и executive skills: умение работать с большим количеством параллельных задач, быстро приоритизировать и не терять детали.
• Сильное аналитическое и критическое мышление, способность быстро разбираться в незнакомых темах и работать с большими объёмами информации.
• Ownership-подход: ответственность не только за выполнение поручения, но и за конечный результат.
• Хороший визуальный и редакторский вкус, умение качественно работать с презентациями и другими материалами.
• Уверенное использование AI-инструментов, включая ChatGPT, Claude и аналогичные решения, для research, анализа и автоматизации работы.
• Уверенная работа с Notion, Google Docs, Google Sheets и другими современными digital-инструментами.
• Уверенный письменный и разговорный английский C1+: предстоит вести переписку, совершать звонки и самостоятельно решать вопросы в англоязычной среде.

Условия

• Формат: полностью удалённо.
• График: CEO работает по Pacific Time и начинает день рано. Важно быть доступным ориентировочно с 6:00–7:00 до 17:00 PT. Это не означает непрерывную работу всё это время — важно пересечение и возможность быть на связи.
• Доход: ориентировочно $2,000–3,000 в месяц, финальная сумма зависит от опыта, уровня кандидата и географии.
• Практическое погружение в AI: компания AI-native, поэтому AI-инструменты и агенты используются в реальной ежедневной работе. Будет возможность постоянно практиковаться, осваивать новые инструменты и подходы и учиться применять AI для research, аналитики, работы с документами и автоматизации процессов.
• Рост: расширение зоны ответственности и переход к более сложным проектам по мере роста доверия и результатов.

При отклике укажите вашу страну и разницу с PT, уровень разговорного англ и опыт работы с AI.