Помощник генерального директора / Executive Assistant to CEO

Мы ищем человека, которому генеральный директор сможет доверить организацию своего рабочего дня, поездок, встреч и важных вопросов. Это роль для опытного ассистента, который держит в поле зрения множество деталей, заранее видит возможные сложности и приходит с готовыми решениями.

«Русское поле» — агрохолдинг с 12 предприятиями и командой около 4 000 человек. У генерального директора плотный график, встречи с руководителями разных направлений и поездки на площадки. Помощник будет работать непосредственно с ним и обеспечивать порядок в деловых и организационных вопросах.

Что предстоит делать

Управлять графиком и встречами генерального директора: планировать календарь с учётом приоритетов и времени на подготовку и дорогу; организовывать встречи и совещания, подтверждать участие, готовить материалы, фиксировать решения и контролировать выполнение поручений.

Организовывать поездки полностью: прорабатывать маршрут, билеты, размещение, автомобиль и трансферы; проверять, кто и когда встретит руководителя; отслеживать изменения рейсов и расписания; заранее продумывать запасные варианты и оперативно перестраивать планы.

Обеспечивать работу приёмной и деловой сервис: встречать гостей, организовывать чай и кофе, организовывать совещания (готовить участников и материалы, вести протокол, фиксировать решения, ответственных и сроки, контролировать исполнения поручений).

Поддерживать административные процессы: вести деловую переписку и документы, следить за сроками согласований, счетами и поручениями. По мере необходимости работать с электронным документооборотом, электронной подписью и корпоративными сервисами.

Кого мы ищем:

• У вас есть от 5 лет опыта личной поддержки генерального директора, собственника или другого первого лица. Нам важно, что именно вы делали самостоятельно, а не только название должности.
• Вы умеете управлять сложным календарём и организовывать поездки и встречи от замысла до результата. При изменении планов быстро находите решение и держите руководителя в курсе главного.
• Вы системны и внимательны к деталям: фиксируете договорённости, контролируете сроки и помните о задачах без постоянных напоминаний.
• Вы уверенно и грамотно общаетесь с людьми разного уровня, умеете сохранять спокойствие, профессиональную дистанцию и конфиденциальность.
• Вы одинаково ответственно относитесь к подготовке важного совещания и к повседневным вопросам приёмной. Понимаете, что сильный сервис складывается из обоих направлений.
• Уверенно работаете с календарём, почтой, Word, Excel и электронными документами
• Опыт сопровождения личных дел руководителя или задач family office, работы в крупной компании и организации сложных командировок будет преимуществом.

Условия:

• Работа непосредственно с генеральным директором Агрохолдинга.
• Полностью очный формат: офис в Нижнем Новгороде, Холодный переулок, 10а.
• График 5/2, с 08:30 до 17:30.
• Официальное трудоустройство с первого дня.
• ДМС после успешного прохождения испытательного срока.
• Возможность профильного обучения за счёт компании.

Если вы привыкли не просто выполнять поручения, а выстраивать вокруг руководителя надёжную систему поддержки, будем рады познакомиться!